«هيئة الوثائق» تصدر دليل الاطلاع على الوثائق والمحفوظات

مسقط -
أصدرت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية «دليل الاطلاع على الوثائق والمحفوظات»، ويأتي ذلك انطلاقاً من سعي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في إرساء نظام وثائقي مبني على أسس علمية يسهم في تنظيم الاطلاع على المحفوظات، وسبل الاستفادة منها، ويعمل على حسن استغلالها، وسعيها الدؤوب لتسهيل إتاحة المحفوظات وفق قواعد وإجراءات الاطلاع عليها، والضوابط الداخلية المنظمة للعمل، فقد عملت الهيئة على تقديم تلك المحفوظات بالطريقة التي تتناسب مع المستفيدين بالصورة الورقية والإلكترونية. وأوضحت الهيئة في تقرير صحفي لها : حرصاً منا على تسهيل معرفة الإجراءات المتبعة لإتاحة المحفوظات نضع بين يدي المستفيد الدليل المبسط والذي يحوي مجمل الإجراءات المتبعة في دائرة الاطلاع على الوثائق من: قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات، ورسوم الخدمات المقدمة من الهيئة إلى جانب توضيح الطريقة التي تمكن من طلب المحفوظات التي تناسب موضـــوع البحـــوث. حيث تنص النصوص القانونية المتعلقة بالاطلاع على المحفوظات بموجب (مرسوم سلطاني رقم 60/‏2007 بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات.

تعد الدائرة النافذة التي يتم عبرها إتاحة المحفوظات للمستفيدين، وتتكون من ثلاثة أقسام وهي: قسم خدمات المستفيدين وتعمل على مساعدة المستفيدين للاطلاع على المحفوظات الإلكترونية والورقية واستنساخها والمصادقة على صحتها وإصدار تصاريح دخول المستفيدين لقاعة الاطلاع والمكتبة، إضافة إلى متابعة عملية الاطلاع على المحفوظات وإدارة قاعة الاطلاع. من جانب اَخر يقوم قسم المعلومات الوثائقية بالإشراف على استخدام أدوات البحث عن الوثائق والمعلومات، وإجراء البحوث الوثائقية للإجابة على طلبات المعلومات التي ترد من داخل الدولة وخارجها، كما يعمل على مساعدة تقسيمات الهيئة على استخراج الوثائق والبيانات بغرض الإعداد للمعارض الوثائقية وغيرها من أنشطة الهيئة المختلفة. وتعد المكتبة الجزء الذي لا يتجزأ من دائرة الاطلاع على الوثائق، لما لها من أهمية كبيرة في مجال توفير مصادر المعلومات لتلبية طلبات المستفيدين واقتناء الكتب والدوريات وسائر مصادر المعلومات التي يحتاجها المستفيدون، ناهيك عن إجراء توصيف وتكشيف سائر مصادر المعلومات التي تقتنيها المكتبة، الى جانب توفير أدلة وفهارس وقواعد بيانات للاطلاع على مصادر المعلومات التي تقتنيها المكتبة، وتيسير عملية الاطلاع على وثائق المكتبة وإدارة إعارتها لأقسام الهيئة.

يجب على الراغبين في الاستفادة من خدمات قاعة الاطلاع لأول مرة تسجيل بياناتهم الشخصية لدى موظف الاستقبال وتقديم ما يثبت هويتهم، ثم تعبئة الاستمارة المخصصة لهذا الغرض، أما الطلبة الدارسين فعليهم إحضار ما يثبت قيدهم الدراسي، يجب على المستفيد تقديم بطاقة المستفيد وما يثبت هويته لموظف الاستقبال في كل زيارة له، وعليه تسجيل الدخول إلى قاعة الاطلاع في السجل المخصص لذلك، حيث يحق للمستفيد طلب نُســـخ مـــن المحفوظـــات بنسبة 30 % في اليوم الواحد ويتم تسليم نسخ المحفوظات المطلوبة للمستفيد فور الانتهاء من إجراءات النسخ، مع احتمالية تأجيل التسليم لليوم التالي حسب ظروف العمل. وعلى المستفيد سداد الرسوم المستحقة عن نُسخ المحفوظات باستخدام بطاقة الائتمان الإلكترونية.