يعرف الحافز (Motivation ) هو العامل أو الدافع الذي يقوم على إثارة القوى الحركيّة في الموظف، وتؤثّر على سلوكه وتصرّفاته مما يؤدي إلى حثه على أداء واجبه بأكمل وجه، فالحوافز المعنويّة من أهم الرّكائز في منظومة الحوافز الّتي تضعها المؤسّسة والتي بدونها لا يمكن أن تكتمل صورة الحوافز التي تشجع الموظف والعامل على العمل، وتزيد من الأداء الوظيفي؛ وذلك لأنّ الإنسان اجتماعيٌّ بفطرته وبطبعه، ولا يمكن أن يعيش بعيداً عن احترام وتقدير الآخرين له.
فالمطالب المعنوية تختلف كثيراً عن المطالب المادية للموظف وكذلك تختلف من موظف لآخر بحسب طبيعته وشخصه، ويمكن حصر المطالب المعنوية كالحاجة إلى الأمن والانتماء إلى بيئة العمل، والمكانة الاجتماعيّة، والعلاقات الطيّبة مع الرؤساء، وزملاء العمل، كذلك حاجة الموظف إلى الاحترام سواء كان هذا الاحترام لنفسه أو احترام الآخرين له؛ وذلك حتّى يتكوّن لديه الإحساس بالثّقة والكفاءة، وعلى العكس فإن نقص هذه الحاجات قد يولّد فيه الإحساس بالضّعف والعجز والإحباط والإهمال بالعمل.
هناك العديد من الأمثلة على الحوافز المعنوية التي بدورها يمكن أن تؤدي إلى زيادة مستوى قدرات العامل ورفع كفاءته وأيضاً تؤدي إلى دفع وتسارع حركة الإنتاج للمؤسسة فمنها: إشراك العاملين في تحديد أهداف واتجاهات المؤسسة واتخاذ القرارات لمنحهم الفرصة بالشعور بمدى أهميتهم وأهمية طرح مقترحاتهم وآرائهم التي تثري في تحديد الهدف الذي تسعى المؤسسة إلى تحقيقه وفي الموعد المحدد لإنجازه، الاعتراف بالجهود المبذولة للعاملين؛ فبمجرد رسالة شكر وثناء من المسؤول لإنجاز العامل لعمله تزيد من دافعيته إلى بذل المزيد من الجهد في أداء عمله ورغبته في إنجاز مهامه بوتيرة أسرع وأكثر كفاءة، فالحاجة إلى التقدير تضمن تكوين علاقات طيبة وصحية وقبول مع الآخرين، بالإضافة إلى ذلك دوافع العمل النفسية وهو شعور الموظّف بالاطمئنان على صحته وعمله ومستقبله وأولاده، وهذا له دور كبير؛ حيث ينعكس ذلك إيجابياً على أداء العامل؛ لأنّ الشّعور بالأمان شرط ضروري من شروط الصحة النفسية السليمة.
وقد أكدت الكثير من الدراسات والبحوث التي أجريت في مواقع العمل والإنتاج المختلفة على أنّ هناك حوافز غير الحوافز المادية، والّتي لها تأثير كبير في تحفيز الموظّف أو تزيد من ارتباطه بالعمل وترفع مستوى التنافس الشريف بين زملائه، كالمدح، والتشجيع، ووضع أسماء المجدّين في لوحات الشّرف، والشهادات التقديريّة؛ ولكن يبقى الحافز المادي ذو التأثير الإيجابي والفاعلية الأقوى في تحفيز الموظف في كافة المؤسسات بالعالم.