نصت المادة (25) من اللائحة التنظيمية للمؤسسات التدريبية الخاصة في فصلها الثاني أنه إذا انتهت مدة الموافقة المبدئية ولم يتقدم المؤسس بالمستندات المطلوبة للموافقة على الترخيص اعتبرت الموافقة المبدئية كأنها لم تكن. كما نصت المادة (26) من اللائحة التنظيمية للمؤسسات التدريبية الخاصة أنه على المؤسس أن يتــــــقدم إلى المديرية خلال مدة الموافقة المبدئية بطلب للحصول على الترخيص مرفقة به المستندات الآتية:
شهادة السجل التجاري من وزارة التجارة والصناعة، وكذلك شهادة الانتساب لغرفة تجارة وصناعة عمان.
صورة من ملكية أو عقد إيجار المبنى المخصص للمعهد.
قائمة بالبرامج أو الدورات التدريبية المزمع تنفيذها.
قائمة بالأجهزة والمعدات التدريبية والتعليمية لكل تخصص.
بيان بالمسميات الوظيفية والمؤهلات والخبرات للهيئة الإدارية والتدريبية.
شــــهادة ضــــمان بنكي سارية بقيمة (10 %) من إجمالي المبلغ المستثمر في ضوء.
دراسة الجدوى الاقتصادية المعتمدة من مكتب متخصص بالسلطنة ولمدة ستة أشهر من تاريخ الترخيص بإنشاء المعهد.
مخطط هندسي توضيحي لمقر المعهد (الورش والقاعات والمختبرات...).
نموذج الشهادات المزمع إصدارها من قبل المعهد للمتدربين.
موافقة جهات الاختصاص ذات العلاقة على موقع مقر المعهد.