«الوثائق والمحفوظات» تبدأ بإعداد نظام إدارة وثائق وزارة الصحة

مسقط -
نظّمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية صباح أمس لقاءً تعريفياً بوزارة الصحة، حول مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة، وذلك بحضور كل من وكيل وزارة الصحة سعادة د.درويش المحاربي ورئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة د.حمد بن محمد الضوياني، حيث رحّب سعادة الدكتور وكيل الصحة بوفد هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مقدِّراً الدور الكبير الذي تقوم به الهيئة في سبيل إرساء نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق لما له من تحوّل إيجابي كبير في سير العمل، كما أبدى سعادته الاستعداد التام للوزارة للتعاون مع هيئة الوثائق فيما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية، متطلِّعاً إلى اعتماد النظام بوزارة الصحة لبدء العمل وفق منهجية عمل حديثة في مجال الوثائق.

من جانبه تحدّث رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة د.حمد بن محمد الضوياني حول دور الهيئة في إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق الخصوصية في مختلف الجهات المعنية، وأضاف بأنه من الجدير أن نولي الوثائق جلّ اهتمامنا ورعايتنا حكومة ومواطنين فهي الحق الضامن والكفيل في الدفاع عمّا تم إنجازه في هذا البلد الغالي ليصبح ذاكرة وطنية تطّلع عليها الأجيال القادمة إلى جانب تطرّقه إلى خطط ومشاريع الهيئة فيما يتعلق ببناء نظام إدارة الوثائق بالجهات المعنية ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات.
بعد ذلك قدّم المدير المساعد لشؤون المتابعة الفنية بهيئة الوثائق حمد بن علي السعدي عرضاً مرئياً تطرّق فيه إلى خطة العمل في إعداد النظام والمراحل والآلية المتبعة في إعداده والتي تتمثل في تشكيل لجان وفرق عمل ودراسة الاختصاصات التنظيمية والمهمات والأنشطة لكافة الإدارات المعنية إلى جانب القيام بعملية التكشيف بعد أن تقوم الهيئة بتدريب فريق العمل على هذه العملية واستخدام الاستمارات وأدوات العمل المناسبة إضافة إلى إعداد نظام التصنيف الذي يسهّل عملية تنظيم وإدارة الملفات والوثائق الناتجة عن القائمة الاسمية.
وقد تم التركيز على آلية نظام التصنيف وفتح الملفات بما يتناسب مع الموضوع والرموز الخاصة بكل موضوع، وتحديد قواعد الحفظ المناسبة بما يتناسب بناءً على جداول مدد الاستبقاء، إضافة إلى عرض وتوضيح أهم الأنشطة التي تقوم بها الهيئة لصالح موظفي الجهات الحكومية فيما يتعلق بالتدريب على استخدام النظام، كما تم الحديث عن معمل الإتلاف الآلي والدور الذي يقوم حيث يعــمل هـــذا المعـمــل على إتلاف كافة أنواع الوثائق المعدة سلفاً للإتلاف.
إلى جانب عرض تفاصيل الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة للدولة والتي تهدف إلى إنقاذ الوثائق من التلف والضياع، وكذلك تحديد ما يهم الذاكرة الوطنية وأيضاً إتلاف ما هو مخصص للإتلاف بحسب جداول مدد الاستبقاء، وبالتالي ستعمل هذه الخطة على توفير مساحات كافية في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة.
من جانبه قدّم محلل النظم بالهيئة هشام الروشدي عرضاً توضيحياً حول مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والذي يستهدف كافة الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات، تطرّق العرض إلى محاور عدة تتعلق بموضوع إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.
وتناول العرض بعض النقاط المهمة المتعلقة بالجانب الأمني والخصائص التي سيوفرها النظام لحماية الوثائق من الناحية الأمنية وضمان عدم وقوعها في الأيدي الخطأ أو وصولها لمَن لا يملك صلاحية الاطلاع عليها.
جدير بالذكر أن الهيئة أنجزت قرابة 46 جهة حكومية من حيث إعداد الأدوات الإجرائية بها (نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء) وهي قائمة الآن على تقديم الدعم الفني اللازم لاستخدام هذه الأدوات الإجرائية ومتابعة تطبيق النظام.