الخميس ١٤ / مايو / ٢٠٢٦
مسقط – ش
أكدت إبتسام بنت إقبال بن حسن حبيب مديرة دائرة التطوير الإداري والجودة بوزارة النقل والاتصالات أن الوزارة وانطلاقاً من الدور الكبير الذي تلعبه كأحد أهم دعائم تحقيق رؤية السلطنة في تنويع مصادر الدخل من خلال إدارة القطاع اللوجستي وإنشاء البنى الأساسية للنقل البري والجوي والبحري، ودورها في رسم سياسات قطاع الاتصالات والبريد فقد سعت الوزارة إلى تبني منهج الادارة بالجودة وفق مواصفة الآيزو 9001 إدراكاً منها بأهمية وجود نظام إداري يوحد ويقيم ويحلل المخاطر التي من الممكن أن تعيق وتنفيذ اهدافها الاستراتيجية .
وأضافت بأن الإدارة العليا بالوزارة بادرت في تطبيق نظام الإدارة بالجودة والذي يرسخ أهمية اتخاذ القرارات استنادا على بيانات وأسس علمية آخذة في الاعتبار قياس وتحليل مؤشرات الأداء والإنجاز، بالإضافة إلى تحديد المخاطر الناتجة عن سياقها الداخلي والخارجي ومتخذة في ذلك رضا المستفيدين وأصحاب المصلحة أساسا لتوجهاتها. ويراعي هذا المنهج التغييرات التي تطرأ على جميع النواحي المرتبطة بأداء الوزارة، حيث يوجه نظام الادارة بالجودة المؤسسات إلى أهمية مراجعة أهدافها ومؤشراتها بشكل دوري لضمان التحسين والتطوير المستمر في مساراتها نحو تحقيق استراتيجياتها.
كما أشارت مديرة التطوير الاداري والجودة بوزارة النقل والاتصالات أن الوزارة تعمل على تطبيق نظام الادارة بالجودة وفق مواصفة الايزو 9001 عبر المنهجية التالية:
أولا: التخطيط لتطبيق النظام :
وذلك عن طريق توثيق رؤية سياسة الوزارة وتفريع أهدافها الاستراتيجية على عملياتها وتحديد مؤشرات لقياس الأداء مع الأخذ في الاعتبار تحديد التحديات والمخاطر ومتطلبات المستفيدين وأصحاب المصلحة. ولضمان التطبيق الفعال للنظام قامت الوزارة بتوثيق وتحسين اجراءات العمل وتوفير الموارد اللازمة لخلق بيئة عمل تقوم على منهجية المتابعة والمراجعة والتقييم المستمر للأداء وتحسين عملية الاتصال داخل الوزارة وخارجها.
ثانيا : تطبيق النظام :
انطلقت الوزارة بتطبيق النظام من خلال التثقيف والتوعية والتدريب إيمانا بأن الكادر البشري هو الركيزة الأساسية التي تضمن نجاح الوزارة، فقد عقدت الوزارة العديد من حلقات العمل الهادفة لتدريب المعنيين على منهجية إدارة المخاطر وأدوات الجودة ومتطلبات مواصفة الادارة بالجودة ، كما تم اعداد خطط لتقييم العمليات ومعالجة المخاطر.
وتماشياً مع التوجه نحو التحول الالكتروني فقد صممت الوزارة نظاماً الكترونياً يضمن التحكم في متطلبات المواصفة خلال مراحل تطبيق النظام، والذي يعمل على توفير قواعد بيانات ومعلومات تساند القيادات في اتخاذ القرارت اللازمة لتحسين سير عمل الوزارة نحو تحقيق استراتيجياتها.
ثالثا : مراقبة وتقييم النظام :
أهم ما يميز نظام الإدارة بالجودة تمكين المسؤولين من صنع قراراتهم وفق بيانات ومعلومات واضحة، حيث يضمن النظام ثلاث مستويات من المراقبة و التقييم متمثلة في التالي :
- اجتماعات دورية لمدراء العموم ومدراء الدوائر لمراجعة و تقييم الأهداف ومدى تحقيق المؤشرات لأهداف العمليات، مما يضمن المضي بمسارات الوزارة نحو تحقيق استراتيجياتها.
- التدقيق الداخلي الذي يقوم به فريق من الوزارة تم تدريبه على متطلبات مواصفة التدقيق الدولية ايزو 19011 وحصل على شهادة الايركا للتدقيق الخارجي لضمان المطابقة الفعالة لنظام الادارة بالجودة.
- التدقيق الخارجي الذي يتيح للمؤسسة الفرصة لتقييم منهجها الإداري من قبل جهة خارجية معتمدة دوليا.
رابعا : تحسين وترقية النظام :
أحد أهم الركائز الأساسية لهذه المنهجية هي جلسة مراجعة الادارة العليا - وهي جلسات تقييمية - لمراجعة وتقييم مدى فاعلية أداء الوزارة بحيث تنتج عنها قرارات تحسينية من شأنها اصلاح مسارات الوزارة نحو تحقيق اهدافها الاستراتيجية من خلال تحسين مؤشرات الاداء ، توفير الموارد اللازمة ، تقليل الهدر والتحكم في التكاليف والتأكد من فاعلية العمليات و آليات معالجة المخاطر. ويتم متابعة تطبيق هذه القرارات بشكل مباشر من قبل قيادات الوزارة.
وقد ساهم هذا النظام في تعزيز الأداء المؤسسي لوزارة النقل الاتصالات بتركيزه على أربعة ركائز اساسية:
الكادر البشري :
تمكين قيادات الوزارة من العمل وفق منهج الإدارة بالأهداف ومؤشرات الاداء بالاضافة الى تبني المنهج الواقعي في صنع القرارات من خلال تحليل وتقييم العمليات وادارة المخاطر.
خلق بيئة عمل تعتمد على منهج اداري واضح يبين مساهمة ودور كل موظف في تحقيق أهداف ورؤية الوزارة .
تدريب وتأهيل عدد 18 موظف على متطلبات المواصفة الدولية آيزو 9001 ومواصفة التدقيق 19011 وحصولهم على شهادة التدقيق الخارجي (الأيركا) .
تدريب جميع موظفي الوزراة على متطلبات نظام الادارة بالجودة ومنهجيات تحديد المخاطر والتحديات.
العمليات :
وهي الانشطة التشغيلية التي تقوم بها الوزارة لانجاز مهامها وبالتالي تحقيق أهدافها.
توثيق جميع العمليات وربطها بأهداف فرعية منبثقة من الاهداف الإستراتيجية للوزارة تكون مقاسة بمؤشرات أداء واقعية.
تقييم دوري لعمليات الوزارة مما يضمن تحقيق المؤشرات وتجنب المخاطر.
الموارد المالية:
ضمان حسن التحكم في إنجاز المشاريع مما يضمن الالتزام بالتكاليف المتوقعة وتقليل الأوامر التغييرية .
تقليل الهدر من خلال تطبيق المنهج الواقعي في صنع القرارت المبني على توفر قواعد بيانات ومعلومات.
المستفيدين وأصحاب المصحلة :
قياس دوري لرضا المستفيدين من خدمات ومنتجات الوزارة.
ضمان معالجة طلبات وشكاوي المستفيدين .
التعرف على متطلبات اصحاب المصلحة واخذها بالاعتبار في خطط ومشاريع الوزارة.
ومن الانجازات التي حققتها وزارة النقل والاتصالات في إرساء أنظمة الجودة :
الحصول على شهادة آيزو اصدار 2008/9001 والمحافظة عليها والانتقال بها من إصدار 2008 الى اصدار 2015 بمتطلباته المتعلقة بادارة المخاطر وادارة التغيير وادارة المعرفة .
توسعة تطبيق النظام ليشمل جميع محافظات السلطنة .
تأهيل عدد 18 مدقق على شهادة الايركا الدولية للتدقيق الخارجي .
انشاء نظام الكتروني للتحكم بمتطلبات نظام الادارة بالجودة.
وقد واجهت الوزارة مجموعة من التحديات اثناء ارساء النظام بالجودة وهي :
مقاومة التغيير لعدم فهم ماهية النظام بكونه نظام اداري يسعى لتكامل المبادرات لانجاز الاهداف الاستراتيجية.
اعتبار البعض متطلبات النظام انها عبأ وعمل اضافي برغم من كونه اساسا يجب اتباعه لاكمال دورة الانجاز للاعمال والمتمثلة بعملية التخطيط ، والتنفيذ ، والتقييم ، والتحسين ، نظرا لاتباع الاسلوب الكلاسيكي في إنجاز الأعمال المتمثلة بالتخطيط والتنفيذ فقط .
تشعب الهيكل التنظيمي وعدم وضوح بعض الاختصاصات.
قلة الصلاحيات الممنوحة للجهة المطبقة للنظام مما يجعلها غير قادرة على إتخاذ القرارات فيما يتعلق باتمتتة الاجراءات من جهة ومن جهة تحسين أساليب العمل المتبعة .
قلة الموارد سواء البشرية أو المالية.
عدم وجود جهات متخصصة في السلطنة للتدريب على أنظمة ادارة الجودة مما يرفع من تكاليف تأهيل المدققين .
الجدير بالذكر أن العديد من أبحاث ونظريات الإدارة تناولت أهمية نظام الإدارة بالجودة كنظام إداري، حديث يسهم في تحقيق وتطوير رؤية المؤسسات واستراتيجياتها استناداً على قاعدة التحسين المستمر. في الواقع نظام الإدارة بالجودة أحد أبرز وأوضح مناهج الإدارة الحديثة التي أثبتت قدرتها على خلق ثقافة عمل مبنية على منهجية علمية تقوم على التقييم والقياس والتحليل بهدف وضع قرارات بناء على بيانات ومعلومات واقعية. ويعتبر نظام الادارة بالجودة وفق مواصفة الايزو الدولية 9001 أحد أهم الأنظمة التي أثبتت نجاحها في القطاعين الحكومي والخاص. ومن أهم مميزات المواصفة أنها تمنح المؤسسات قاعدة وأساس إداري متكامل ومتجانس بغض النظر عن نوعها أو حجمها واختصاصها.
حيث نجحت الإدارة العليا بوزارة النقل والاتصالات من خلال تبني نظام الادارة بالجودة، وادراكها بأهمية وجود نظام إداري علمي لتخطيط وتيسير وتقييم مسارات الوزارة، والذي كان الهدف الاساسي من التطبيق هو خلق هذا الفكر وارسائه في جميع مستويات الوزارة. فهو ليس مشروعا تنتهي منه بعد الحصول على شهادة الاعتراف بل هو طريقا وأسلوبا مهدته الوزارة لتبدأ مشوارها نحو التميز المؤسسي لضمان تحقيق رؤية 2040 وفق مسارات واضحة وثابتة.
