مصطلح : الوصف الوظيفي وثيقة تعدها الشركات لكل وظيفة على هيكل تنظيمي،

الوصف الوظيفي هو وثيقة تعدها الشركات لكل وظيفة على هيكل تنظيمي، بحيث يتضح في الوصف الوظيفي مجموعة عناصر مهمة مثل المسمى الوظيفي، ومكان العمل، والمسؤول المباشر ورقم الوظيفة، وتاريخ استحداث المنصب الشاغر، والإدارة التي يقع بها الشاغر الوظيفي، كما تتضمن وثيقة الوصف الوظيفي التي لا تخلو منها كل شركة أو مؤسسة تحدد الاهلية أو المؤهلات التي يجب أن يتمتع بها صاحب الوظيفة والمؤهلات العلمية والتدريبية المطلوبة من صاحب الوظيفة. وتختلف طريقة إعداد الوصف الوظيفي من مؤسسة إلى أخرى، ولكنها جميعا تجتمع على ان تكون العناصر المذكورة اعلاه، أو معظمها متوفرة في الوصف الذي يتم إعداده لكل وظيفة في الشركة. وفي العادة، يكون الوصف الوظيفي جاهزا قبل الاعلان عن الوظيفة، وتتم مقابلة طالبي الوظائف على أساس من مكونات الوصف الوظيفي الموجود لدى إدارة الموارد البشرية، وتكون هذه الأوصاف جزءا من دليل الشركة ISO الاجرائي (procedural guide) الذي يشتمل أنظمة العمل وسياسات الشركة.
ولا تتشابه الأوصاف الوظيفية لنفس الوظيفة عند كل الشركات، حيث ان كل شركة لها انشطتها الخاصة، ولها طبيعتها الخاصة، ولها توزيع الواجبات الخاص بها، لذلك ليس من السهل تطبيق نفس الوصف الوظيفي لوظيفة مدير شؤون العاملين على كافة مديري شؤون العاملين في كل الشركات شركة، وان كانت هناك مهام وواجبات مشتركة بين كافة مديري شؤون العاملين في كافة الشركات.
أما الهدف من التوصيف الوظيفي هو أن يكون هناك مخطط واضح لكل من الواجبات والمسؤوليات لجعل عملية مباشرة ومركزة قدر المستطاع.. ويتضمن الوصف الوظيفي قد يتضمن العناصر التالية: تحسين التعاون من خلال منح جميع أعضاء الشركة رؤية عامة عن المهام الوظيفية لديهم. ومتطلبات التدرج الوظيفي داخل الشركة.. وتحديد المرتب نظير كل وظيفة.. حسب مواصفات المسؤوليات ومؤشرات الأداء الرئيسية والارتقاء الوظيفي تبعاً للكفاءات.
كما أن التعيين في وظيفة محددة داخل الشركة، تقترن عادة بالوصف الوظيفي التي من شأنها إيضاح تفاصيل المهام والمسؤوليات التي تذهب معها.. مع ظهور محركات البحث عن الوظائف على الإنترنت، مسمى الوظائف أصبح ذا أهمية كبيرة في كثير من الحالات، يؤدي ذلك إلى تضخم المسمى الوظيفي.