الضوياني:خطة عمل لدراسة تــاريــخ كــل جهــة حكوميـة

مسقط-عزان الحوسني
قال رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة د.حمد بن محمد الضوياني في تصريح لـ«الشبيبة»: إن دليل المحفوظات تم اعتماده من قبل مجلس الوزراء، وتمت الموافقة على إنشاء مركز اختبار يخص الهيئة مشيرا إلى أن هناك خطة عمل «لدراسة تاريخ كل جهة حكومية» من حيث هيكلتها وتنظيماتها وكل التغيرات التي حدثت بها منذ تأسيسها.

وقال الضوياني إن حفظ الوثائق يخضع لمعايير مختلفة، فمثلا عندما تريد أي وزارة أن تسند مناقصة ما فعليها أن ترجع لهيئة الوثائق لاعتماد وثائق المناقصة، بعدها تحلل الهيئة هذه المناقصة وفق المعطيات والإجراءات المنصوص عليها، ثم تتم الموافقة على المناقصة والاستجابة لمتطلباتها.

وأوضح أن التنسيق مع مختلف الجهات الحكومية بالأنظمة الإلكترونية أهم ما يميز عن هذه المنظومة ،وأن من أهداف المنظومة تأسيس نظام للمحفوظات ومتابعة ما يخص هذا النظام وإرسال تقارير للجهات المختلفة لتتعاون مع الهيئة في تطبيق هذا النظام.
وأضاف الضوياني خلال افتتاحه الحلقة التدريبية لشرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية: إن الحلقة تشمل جميع الجهات الحكومية التي لم تشمل في المشروع للتعريف بدليل الإجراءات وموضوع منظومات المراسلات والمستندات وإدارة والوثائق الإلكترونية، وأضاف سعادته: هذه الحلقة تضم مختصين من الهيئة العامة لتقنية المعلومات وموظفين من الدوائر وأقسام الوثائق لتمكين المختصين لإيجاد فهم مشترك لموضوع نظام إدارة الوثائق، ونعتقد أن أهداف هذه المنظومة ستساهم في الوعي لمعرفة النظام لكل الجهات باعتباره نظاما يشمل كل الجهات، بحيث إنه يمارس عمله من حيث تقسيم الوثائق حسب نظام كل جهة، ومثل هذا يحتاج إلى نقل المعرفة إلى جميع الجهات الحكومية.
وكان سعادته قد افتتح أمس الحلقة التدريبية لشرح «دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية» وذلك بمعهد العلوم الإسلامية بمسقط، والتي تستمر على مدار خمسة أيام في الفترة من 6 إلى 10 مارس 2016، وتستهدف الحلقة التدريبية الجهات الحكومية الداخلة في المرحلة الثانية من مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث يشارك في هذه الحلقة اكثر من 140 موظفا يمثلون 43 جهة حكومية مختلفة من تخصصي تقنية المعلومات وإدارة الوثائق.
تهدف الدورة التدريبية إلى شرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، وشرح مفاهيم وأساسيات إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث ستتنوع المواضيع المطروحة على مدار الأيام الخمسة للدورة، كمـــا سيتــم التطرق الى أساسيات ومفاهيم إدارة الوثائق ونظام التصنيف وطرق التعامل معه والمفاهيم المرتبطة بنظام التصنيف، وسيتم إدارة الوثائق الإلكترونية والتطرق إلى الأساسيات والمفاهيم وأفضل الممارسات في هذا المجال.
وحول الحلقة التدريبية قال محلل نظم بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومحاضر بالحلقة التدريبية هشام الروشدي: تأتي هذه الحلقة التدريبية امتدادا للجهود التي تبذلها الهيئة في سبيل نشر الوعي والمعرفة لكافة الجهــــات الحكوميـــة وضمان وجود نظام عصــــري لإدارة المستندات والوثائق يعمل على إدارة الوثيقة منـــذ نشأتها وحتى تقرير مصيرها النهائي، حيث تشكل الوثائق الإلكترونية جزءاً مهما ومحوريا في وثائق أي جهة حكومية خصوصاً مع التوجه الرامي إلى قيام حكومة إلكترونية مما يعني إنتاج المزيد من الوثائق الإلكترونية.