«إدارية القضاء» يطبق نظام تصنيف الوثائق

مسقط -

وقّع رئيس المحكمة العليا نائب رئيس المجلس الأعلى للقضاء رئيس مجلس الشؤون الإدارية للقضاء فضيلة الشيخ د.إسحاق بن أحمد البوسعيدي، ورئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة د.حمد بن محمد الضوياني بالمحكمة العليا اتفاقية (تطبيق نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية بمجلس الشؤون الإدارية للقضاء)، إذ تقوم دائرة الوثائق بالمجلس بتطبيق النظام والإشراف على مديريات المجلس، وتقديم أشكال الدعم الفني كافة، وذلك بالتعاون مع فريق الدعم الفني بهيئة الوثائق.

جدير بالذكر أن اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمجلس الشؤون الإدارية للقضاء يأتي عملاً بأحكام قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بموجب المرسوم السلطاني رقم (60 /2007م)، إذ يتضمن النظام تصنيف الوثائق بما يتلاءم مع طبيعة عمل الجهة ونوعية وثائقها التي تتضمن 4 وظائف رئيسية؛ التنظيم العام، إدارة الموارد البشرية، أدارة الموارد المادية، وإدارة الموارد المالية، وجداول مدد استبقاء الوثائق إذ يجري تحديدها مسبقاً قبل إنشاء الوثيقة مروراً بمراحلها العمرية الثلاث (الجاري، الوسيط، الحفظ النهائي)، وذلك ضمانا لتكوين أرصدة الأرشيف النهائي وحفظها لدى الهيئة كدليل على مقومات سيادة البلاد ورافداً للتراث الوطني ومصدراً للبحوث والدراسات، وطريقة حفظ وتداول الوثائق الأساسية والوثائق ذات الطابع السري.

وقد قام فريق عمل مشترك بين هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومجلس الشؤون الإدارية للقضاء بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية وفقاً للمبادئ والإجراءات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية الصادرة بالقرار الوزاري 23/2008، وشمل هذا النظام الوثائق الخصوصية للمجلس والمحاكم معتمداً على جداول مدد الاستبقاء وعملية تصنيف الوثائق باعتبارها عملية ذهنية تتطلب الإلمام الدقيق بالوثائق والملفات والقدرة على تجميع موضوعاتها وترتيبها وتفريعها بصفة منطقية ومتدرجة من العام إلى الخاص، ويجري إسنادها برموز لتمييزها والتمكن من الوصول إليها بدقة وسرعة.