الضوياني: تكوين الموارد البشرية أهم عناصر الإدارة

مسقط - سعيد الهاشمي - تصوير: طالب الوهيبي

قال رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة د.حمد بن محمد الضوياني إن الهيـــئة دأبت على إعـــداد برامج تدريبية لبناء القدرات الذاتية للعاملين في الهيئة، مؤكدا أن تكوين الموارد البشرية هو أهم عنصر لإدارة هذا النظام العصري في السلطنة.

وفيما يتعلق بالمنظومة الإلكترونية للهيئة أشار الضوياني إلى أن الهيئة أنهت إعداد عقد موحد لطرحه في مناقصة، وحاليا تتم مراجعته في وزارة المالية آملا أن يتم خلال الشهور المقبلة طرح مناقصة لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية ما سيحدث نقلة نوعية تســتفيد منها عدد من الوزارات.
جاء ذلك خلال افتتاحه أمس الدورة التدريبية التي تحمل عنوان «إدارة الوثائق والمحفوظات: النظرية، الممارسة، السياسات والحوكمة» وذلك بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في ترتسيته بإيطاليا، وبالاشتراك مع جامعة ألما ماتر يوروبيا بماريبور –سلوفينيا والتي تعقد بفندق سيتي سيزنز من 28 فبراير وحتى 3 مارس، وتتمحور حول الأرشيف الحديث بين النظرية والتطبيق وإدارة الوثائق.
يشارك في الدورة عدد من المسؤولين والعاملين من الدول الشقيقة إلى جانب عدد من الجهات الأمنية والعسكرية والحكومية وموظفي هيئة الوثائق المعنيين بهذا العمل.
وقد استهل سعادته الدورة بكلمة رحب فيها بالمحاضرين والمشاركين، مبيناً أهمية بناء الكوادر البشرية من خلال مختلف البرامج مع الارشيفات الدولية، إلى جانب اطلاعهم على تجارب الدول المتقدمة ما ساهم في الرقي بمستوى الموظفين المعنيين في هذا الجانب.
بعد ذلك قدم مدير عام المعهد الدولي للأرشيف أ. د. بيتر بافيل كلازنيتش نبذة مختصرة عن المعهد وأهمية الدورة في الرقي بعمل إدارة الوثائق والمحفوظات وعلم الأرشيف.
ويأتي تنظيم هذه الدورة في إطار التعاون المتبادل بين هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية والمعهد الدولي للعلوم الأرشيفية بتريسته بإيطاليا، وذلك إيماناً من الهيئة بأهمية التدريب ومدى فاعليته في تنمية الأفكار والمهارات، وللعام الثاني على التوالي مع المعهد بعد نجاح دورة الاتجاهات الحديثة لإدارة مواد المحفوظات خلال فترتها العمرية في العام الفائت، ولما يتمتع به من خبرات واسعة وسمعة دولية في مجال تنمية المهارات والبحوث في مجال علم الوثائق، حيث تأتي هذه الدورة استكمالا لهذه الجهود المبذولة في الرقي بعلوم إدارة الوثائق والمحفوظات وعلم الأرشيف.
تتطرق الدورة إلى ثلاثة محاور، حيث يتحدث المحور الأول عن «النظرية» وأنواع البيانات التي تم إنشاؤها والسبب الذي يدفع إلى حفظها، وأمن وجودة هذه البيانات، إلى جانب التعامل مع الوثائق والخرائط والصور والسمعيات والبصريات والمجلات والصحف، وفئة السلسلة والفرز والترحيل والترتيب والمخازن.
ويتناول المحور الثاني «السياسة والإدارة» من حيث الهياكل الإدارية للمؤسسة الأرشيفية، إضافة إلى الســـياسات والإجراءات والقوانين والأنظمة، وإدارة المشاريع والعمليات والمخاطر، واستخدام البرمجيات في الإدارة، عـــلاوة على النســخ الاحتـــياطـــية، والمعلومات والمستندات والوثائق والمعرفة.
المحور الثالث بالدورة يحمل عنوان «التطبيق» من حيث الطرق المختلفة لبناء التصنيفات وترتيب الملفات وإدارة الحالة وطرق الحفظ الرقمي، إلى جانب إدارة الوثائق الصحية والقضائية.
يُذكر أن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية انضمت رسمياً إلى عضوية هذا المعهد خلال العام الفائت وذلك في اجتماع مجلس إدارة المعهد في أكتوبر 2014 ويأتي هذا الانضمام إيماناً من الهيئة من أجل العمل وفق منظومة واحدة ووفق مواصفات عالمية موحدة، كما أنها تتيح لموظفي الهيئة الاطلاع على تجارب الدول الأعضاء ونقل تجربة السلطنة في هذا المجال إلى الدول الأخرى، كما وستقدم الهيئة ورقة عمل في الاجتماع المقبل لدورة المعهد في هذا العام.