بما يضمن سلامتها وأمنها «بلدية مسقط» و»المحفوظات الوطنية» تبحثان إدارة الوثائق

مسقط -
في إطار التعاون المشترك لمتابعة مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية التقى رئيس بلدية مسقط معالي المهندس محسن بن محمد الشيخ برئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة د. حمد بن محمد الضوياني.

يأتي هذا اللقاء ضمن توجه الهيئة نحو إرساء نظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، وتبني الوعي المؤسسي المشترك بأهمية التوجه نحو تنظيم وإدارة الوثائق بالآلية المعتمدة في السلطنة لما له من خدمة عالية الجودة في إدارة الوثائق وتأمين ذاكرة وطنية موثقة.وتضمن اللقاء تقديم عرضين تطرق الأول إلى ملامح قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007م، بالإضافة إلى مراحل عمل مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق لبلدية مسقط الذي يتضمن إعداد فهرس لأنواع الملفات ومحتوياتها من وثائق لجميع التقسيمات الخصوصية بالبلدية كمرحلة أولى، ومن ثم العمل على إسناد رموز تصنيف للملفات في المرحلة الثانية، وأخيرا تحديد مدى حفظ الملفات وقيمتها العمرية، كما تم شرح أهم المواصفات الفنية المتعلقة بمخازن حفظ الوثائق والتي تتضمن سلامة وأمن الوثائق من الضياع والتلف، مع الإشارة إلى الإجراءات القانونية في عملية إتلاف الوثائق وآلية التخلص منها عبر معمل الإتلاف الآمن للوثائق بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

فيما تضمن العرض الثاني شرحاً لنظم إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، التي تعمل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على تنفيذها في عدد من الجهات الحكومية، بالإضافة إلى المواصفات الفنية والتقنية التي يجب أن تتضمنها النظم الإلكترونية لإدارة المستندات والوثائق بطريقة آلية، وذلك لضمان حفظ واسترجاع الوثائق وفق أفضل الممارسات.
جدير بالذكر أن بلدية مسقط تعمل وفق هذا التوجه، وقد شكلت فريق عمل لمتابعة وتنفيذ مشروع التصنيف الموحد للوثائق، بهدف إعداد نظام تصنيف الوثائق لتقسيمات البلدية من أجل تسهيل الوصول إلى الوثيقة وتأمينها بما يضمن جودة في الأداء والتعامل مع المحفوظات بشكل عام.