طرق تتحكم بأداء القوى العاملة بمساعدة التكنولوجيا

مسقط -
يواجه المديرون تحديات كبيرة لاتخاذ القرارات حول كيفية تعزيز أداء القوى العاملة لديهم، وتحقيق أقصى درجات الفائدة من جميع الموارد، في ظل القيود المالية التي تؤثر على عمليات المؤسسة. وعوضاً عن التركيز على استثمارات رأس المال طويلة الأجل، فإن الحل يكمن في تحقيق أكبر قدر من الكفاءة من الأعمال، والأصول، والنظم القائمة.

رؤية واضحة للمؤسسة بأكملها

وبهذه المناسبة، قال المدير العام لمنطقة الهند والشرق الأوسط وأفريقيا لدى شركة إنفور طارق تامان: «يتم إنشاء استراتيجية فعالة لإدارة الأصول استناداً إلى رؤية واضحة للمؤسسة بأكملها، بما فيها موقع كل قسم أو أصل، وسجلات الحالة والصيانة. وسواءً كنت تعتزم القيام بعملية إصلاح أو استبدال، فإن الإلمام بالصورة الأكبر والأشمل من شأنه تسهيل عملية التخطيط للميزانية، ويساعد بشكل مطرد على الحد من تراكم عميلات الإصلاح، والالتزامات المرتبطة بها».

تقديم يد المساعدة

من جهةٍ أخرى، بإمكان التكنولوجيا تقديم يد المساعدة في هذا المجال، وخاصة من خلال برامج إدارة الأصول التي تُقدم وفق اشتراكات قائمة على السحابة، ما يحولها إلى نفقات تشغيلية بدلاً من نفقات رأس المال. وبإمكان هذه النظم الكشف عن مستوى كفاءة وفعالية بسيط، لكنه قوي، وذلك بخمسة طرق:

الطرق التي تعزز أداء القوى العاملة:

1دعم مراكز الاتصالات المؤتمتة مهم في الحفاظ على رضا الزبائن:
تعمل مراكز الاتصالات، وخاصة ضمن المؤسسات التي تتلقى أعدادا كبيرة من المكالمات الواردة مثل الهيئات الحكومية المحلية والمطارات والجامعات، كنقاط فرز. لذا، فإن تقديم كل ما في وسعك لمساعدة فريق خدمة الزبائن على العمل بكفاءة وسرعة للإجابة على الأسئلة، وحل المشاكل، هو عامل مهم وكبير في الحفاظ على رضا الزبائن والأطراف المعنية.

2بوابة المقاولين الرقمية تحد من الزمن الإجمالي لإنجاز العمل:
قد يشكل المقاولون نسبة كبيرة من القوى العاملة لدى المؤسسة. لذا، فإن أحد مفاتيح تعزيز الكفاءة والفعالية وجود منصة رقمية، كي تتيح لك إمكانية التواصل إلكترونياً معهم، إلى جانب سرعة الإعلان عن حل القضايا المفتوحة عن طريق إرسال واستقبال مهام العمل، والتقييمات، والعقود. كما أن إنشاء نقطة وصول آمنة للمقاولين يتيح لهم فرصة إرسال واستقبال التحديثات، وتقديم التقييمات والملاحظات وغيرها من التفاصيل على النحو المطلوب، الأمر الذي من شأنه تعزيز الكفاءة، والحد من الزمن الإجمالي لإنجاز العمل.

3الإصـــــدار التـــــلقائي لمــــــهمات الصيانة الوقائية ضروري جداً:

لتحقيق التشغيل بالطاقة القصوى وبكفاءة، يجب أولاً تحديد جدول الصيانة الوقائية الخاص بالمؤسسة، سواءً كان قائماً على فترات زمنية مقترحة، أو على المواصفات، أو على المراقبة بحسب الحالة. وبمجرد الانتهاء من ذلك، يصبح بإمكان التكنولوجيا المساعدة عن طريق إصدار مهمات العمل تلقائياً، وذلك وفقاً للمعايير التي قمت بتحديدها، وأثناء عملية التشغيل، مع القضاء على جداول البيانات، وإطالة عمر الأصول، والحفاظ على ضمانات المعدات.

4تخطيط المساحات وإدارة الحركة والتنقلات يحققان الأهداف:
عند الاستفادة بالدرجة القصوى من المساحة المتاحة، وضمان تخطيط الممارسات بشكل جيد وعلى نطاق واسع، فإن فرق إدارة الشؤون المالية ستصبح قادرة على تحقيق أقصى قدر من الكفاءة. وبإمكان التكنولوجيا مساعدتك على الاستفادة من المساحة والوقت بشكل أفضل، وذلك من خلال تصوير المهمات المساحية التي تتيح لك القدرة على تحديد، وتعيين، وتتبع مساحات عمل وتجهيزات الموظفين. وهو ما يتيح القدرة على التخطيط بمستوى أكثر فعالية، وتنفيذ جملة من التغييرات التي تشمل موظفين عدة. وبإمكان المؤسسة أيضاً دمج إدارة مساحة العمل مع عمليات مركز الاتصالات، وإدارة المفاتيح، والأقفال للحصول على المزيد من التحكم والسيطرة.

5إدارة الحالة تتيح لك إمكانية تسجيل الأحداث التي تتطلب المراقبة:
ليس كل ما ترغب بمتابعته مشمول ضمن عملية مهمات العمل. ففي بعض الأحيان نواجه الحوادث، والإجازات، والانبعاثات، وملاحظات المشرف أو نوبات العمل، وغيرها من البنود التي ينبغي تسجيلها حتى لو لم يتم إصدار مهمة عمل خاصة بها. لذا، فإن إدارة الحالة تتيح لك إمكانية تسجيل الأحداث التي تتطلب المراقبة المستمرة والمراجعة. كما أن اختيار المنصة مع تقنية إدارة الحالة المدمجة مع سير العمل تشير إلى قدرتك على تعيين المهمات تلقائياً، وإدراج النماذج والتعليمات الضرورية.