.طارق الفارسي : التطوير المستمر عبر التخطيط السليم يساهم في تحقيق الأهداف

مسقط - ش

اكد الرئيس التنفيذي لصندوق الرفد طارق بن سليمان الفارسي ان الصندوق يسعى بشكل دائم إلى تطوير وتحسين العمل داخل دوائره المختلفة ، بهدف تقديم أفضل خدمة في أقصر وقت، ويستخدم في سبيل ذلك أحدث الطرق الإدارية، وعلى رأسها التطوير المستمر، الذي يعتمد عليه صناع القرار في المؤسسات المختلفة ، لخلق حالة من التحديث أو التغيير المتتالي، تهدف للوصول إلى أعلى درجات الجودة في المنتج أو الخدمة التي تقدمها المؤسسة، وقد حقق صندوق الرفد على مدار عامين سلسلة من النجاحات المتتالية والأرقام المحفزة، تعكس عناية القائمين على الصندوق بالتطوير المستمر ، للتعرف على آليات التطوير المستمر التي يتبعها الصندوق، ويعتبر نظام ادارة المشاريع للصندوق إلكترونيا ، أحد النماذج للآليات التي يستخدمها الصندوق لتطوير العمل بداخله، لذا كان لنا هذا الحوار مع طارق بن سليمان الفارسي الرئيس التنفيذي للصندوق ،

سياسة التطوير المستمر
الفارسي قال ايضا :" أعتقد أن حجم ما تم إنجازه، وما هو مثبت بالأرقام يوضح آليات عمل الصندوق، ويبين أن سياسة التطوير المستمر الإدارية، قد حققت العديد من النجاحات، على كافة الأصعدة سواء من خلال الاتفاقيات التي وقعها الصندوق مع الجهات المختلفة الحكومية والخاصة ، أو من خلال الإحصائيات والمؤشرات السابقة ، وأعتقد أن مخرجات المتابعة الشاملة للمشاريع الممولة التي أجراها الصندوق مؤخرا، ستوضح بشكل جلي مدى تطور الخدمات التي يقدمها الصندوق ، ومدى تعاطي المستفيدين معها ، فكافة العاملين في الصندوق يعملون في تناغم شديد، من أجل تقديم خدمة تواكب التطور على مستوى الاقتصاد الوطني والعالمي أيضا" مضيفا :"نعتمد في إدارة الصندوق على أحقية كافة العاملين في الصندوق في التطوير، وذلك عبر تحقيق خطوات صغيرة كل في تخصصه يكون لها أثرا كبيراً في المستقبل، أي أن قرارات الصندوق تبدأ من خلال مقترحات قاعدة الموظفين في الصندوق ، وتصل إلى أعلى المستوى الهرمي في الإدارة . فنحن نعتبر الموظف مسؤولاً عما يُنفذه من أعمال، يتم متابعتها عن طريق دائرة الجودة ، ومن ثم نضع مخرجات هذه العملية التصاعدية من قاعدة الهرم ، في الحسبان والتي نأخذها في الاعتبار في القرارات أو السياسات الجديدة للصندوق ، حيث نسعى بكل جهد إلى الالتزام بثقافة التغيير المستمر نحو الأفضل بدون تكبد الكثير من المصاريف أثناء إجراء هذا التغيير، ونقصد بالتغيير المستمر نحو الأفضل هنا، بذلك الذي يفيد الخطة الاستراتيجية للصندوق ويصب في أهدافه.

آليات متبعة في كل الدوائر
و عن آلية التطوير المتبعة في الصندوق قال الفارسي:" هناك عدة آليات متبعة في كل دائرة من دوائر الصندوق على حدة ، وكل موظف يعمل بأحد المشاريع الوظيفية داخل الصندوق ولكنها جميعا تلتزم بثوابت أهمها التخطيط السليم الذي يرتكن إلى تعريف المشكلة التي ظهرت من خلال الممارسة العملية ، ومن ثم يتم إيجاد حلول لتلك المشاكل ، يتم اختبار تلك الحلول عمليا ، وبعد دراسة جدوى تلك الحلول يتم تطبيقها وتعميمها على موظفي الدائرة. " مضيفا "يعبر النظام الإلكتروني لإدارة البرامج والمشاريع الداخلية عن خطوات الصندوق في مجال التطوير المستمر، فبالإضافة لكونه أداة فاعلة في متابعة المشاريع الداخلية التي يعمل عليها موظفي الصندوق، والتعرف على تحدياتها وصعوباتها ، يساعد النظام على اتخاذ القرارات التي تصنع التطوير المستمر ، فهو ايضا خير شاهد على ما يقوم به الصندوق من تطوير مستمر في هذا المجال، فبعد أن كانت إدارة المشاريع تتم يدويا، وما صاحب ذلك من صعوبات واجهت بعض المشاريع، جعلتنا نفكر في آلية جديدة ، تكون على سرعة أكبر تحقق عامل التدخل السريع لإزالة التحديات أو الصعوبات ، دون تكلفة إضافية.

بعيدة كل البعد عن النظام اليدوي
الفارسي قال ايضا :" هذا النظام الإلكتروني يتم من خلاله متابعة مشاريع الصندوق الداخلية بطريقة إلكترونية ، آنية ، بعيدة كل البعد عن النظام اليدوي الذي كان متبعا سابقا ، والذي كان يأخذ الكثير من الوقت ، ويتم إسناد المشروع للجهة المختصة بالمشروع ومن ثم يتم إدارة ومتابعة المشروع من خلال النظام وإدخال التحديثات والمهام الخاص بالمشروع ويبقى الفريق المختص بالمشروع متابع لكل تحديثات المشروع ومدى إنجاز المهام فيه، حيث يظهر نسبة الإنجاز في كل مشروع بشكل فوري وهو ما يجعل جميع القائمين على المشاريع بالصندوق مطلعين وبشكل كامل على ما ينجز ومن أي مكان حيث أن النظام يمكن استخدامه من خلال الهواتف النقالة وبالتالي أصبح متخذ القرار قادر اً على متابعة العمل دون الحاجة لطلب تقارير فورية او مقابلة مدراء المشاريع فالنظام يعمل على ذلك حاليا والتحديثات بشكل يومي .و بإختصار أصبح المسؤولون في الصندوق على علم فوري بكافة المستجدات في البرامج والمشاريع ومدى تقدم تنفيذها وفق الفترات الزمنية المحددة لها ، مما يسمح لهم بسرعة التدخل في حال استلزم الأمر ، أو حتى في حال زيادة الفرص والقيمة المضافة، هدفنا الأساسي من ذلك الإرتقاء بخدمات الصندوق في أسرع وقت إلى أفضل معايير الجودة العالمية "الايزو" .

يتميز النظام بالسهولة المطلقة ،
مضيفا :" يعتبر الصندوق من اوائل الجهات الحكومية المستخدمة للنظام الإلكتروني لإدارة البرامج والمشاريع الداخلية ، والذي يندرج ضمن مهام دائرة الجودة بالصندوق، ولكل موظف مختص بالمشروع له اسم مستخدم ورقم سري خاص. و يتميز النظام بالسهولة المطلقة ، حيث يمكن تشغيله من أي مكان داخل أو خارج الصندوق، كما أنه يقوم بحفظ كافة الملفات الخاصة بالمشروع في "الموزع" بحيث يمكن الاطلاع على اي ملف خاص بالمشروع في أي وقت والرجوع لها . كما نستطيع سحب أي تقارير خاصة بالمشروع نحتاجها وتكون بيانات دقيقة وواضحة وشاملة ، مما يساعد متخذ القرار بالصندوق على متابعة المشاريع من خلال النظام دون الرجوع إلى الجهة المختصة بالمشروع ، ويمكن كذلك في حالة ظهور مشاريع متأخرة في الإنجاز فإن النظام يعمل على إرسال رسالة تلقائية للبريد الإلكتروني لمدير المشروع لتوضيح أسباب التأخر في الإنجاز، كون النظام مرتبط بالبريد الإلكتروني وبالرسائل النصية ، حيث يتم حاليا تفعيل ربط النظام بالبريد الإلكتروني وفي الفترة القادمة سيتم تشغيله بالرسائل النصية. و جميع الموظفين الذين تربطهم علاقة بالمشروع يستطيعون الاطلاع على مراحل انجاز المشروع الخاص بهم من خلال النظام، بينما تكون للرئيس التنفيذي الصلاحية الكاملة للاطلاع على كافة المشاريع ومدى إنجازها وكذلك بالنسبة لمدير دائرة الجودة.

حتمية تجاوز مرحلة المتابعة اليدوية
الفارسي اختتم حديثه قائلا :" تقوم الفكرة الأساسية للنظام على حتمية تجاوز مرحلة المتابعة اليدوية للمشاريع، أما بخصوص التدريب فقد تم تدريب كل أصحاب الاختصاص على استخدام النظام بالإضافة إلى إعداد دليل استخدام النظام يمكن الرجوع إليه من قبل الموظف في حالة وجود أية عوائق أو صعوبة . وبخصوص إدارة النظام فإن الجهة المسؤولة هي دائرة الجودة لمتابعة كافة المشاريع بالصندوق ، حيث يتم اسناد المشروع لموظف أو لدائرة أو فريق معين بالصندوق ويتم تحديد لهم الفترة الزمنية لانجاز المشروع، ومن ثم يعمل المعنيون على اضافة المهام الخاصة بالمشروع ومهمة كل موظف والفترة الزمنية لكل مهمة وتعمل دائرة الجودة على متابعة المشروع ومراحل الانجاز فيه.