«الأعلى للتخطيط» يعتمد نظام إدارة الوثائق والمخطوطات

مسقط –
اعتمد كل من الأمين العام للمجلس الأعلى للتخطيط معالي سلطان بن سالم الحبسي ورئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة د. حمد بن محمد الضوياني، نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالمجلس الأعلى للتخطيط بالإضافة إلى التنسيق مع الهيئة لإعداد نظام إدارة الوثائق والمراسلات الإلكترونية، فقد اعتمدا جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذاً لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/‏‏2007، وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، فقد نسَّقت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية في الأمانة العامة للمجلس الأعلى للتخطيط بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالهيئة، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

تتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالأمانة العامة للمجلس الأعلى للتخطيط، وتعدُّ هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض، وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.