مسقط - العمانية
أصدرت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية "دليل الاطلاع على الوثائق والمحفوظات"، انطلاقا من سعي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية إلى إرساء نظام وثائقي مبني على أسس علمية يسهم في تنظيم الاطلاع على المحفوظات، وسبل الاستفادة منها، ويعمل على حسن استغلالها، وسعيها الدؤوب لتسهيل إتاحة المحفوظات وفق قواعد وإجراءات الاطلاع عليها، والضوابط الداخلية المنظمة للعمل، فقد عملت الهيئة على تقديم تلك المحفوظات بالطريقة التي تتناسب مع المستفيدين بالصورة الورقية والإلكترونية. وحرصا من الهيئة على تسهيل معرفة الإجراءات المتبعة لإتاحة المحفوظات تضع بين يدي المستفيد الدليل المبسط الذي يحوي مجمل الإجراءات المتبعة في دائرة الاطلاع على الوثائق من: قواعد وإجراءات الاطلاع على المحفوظات، ورسوم الخدمات المقدمة من الهيئة إلى جانب توضيح الطريقة التي تمكّن من طلب المحفوظات التي تناسب موضوع البحوث حيث تنص النصوص القانونية المتعلقة بالاطلاع على المحفوظات بموجب ( مرسوم سلطاني رقم 60/2007 بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات. وتعد دائرة الاطلاع على الوثائق الدائرة النافذة التي يتم عبرها إتاحة المحفوظات للمستفيدين، وتتكون من ثلاثة أقسام وهي: قسم خدمات المستفيدين وتعمل على مساعدة المستفيدين للاطلاع على المحفوظات الإلكترونية والورقية واستنساخها والمصادقة على صحتها وإصدار تصاريح دخول المستفيدين لقاعة الاطلاع والمكتبة، إضافة إلى متابعة عملية الاطلاع على المحفوظات وإدارة قاعة الاطلاع. من جانب اَخر يقوم قسم المعلومات الوثائقية بالإشراف على استخدام أدوات البحث عن الوثائق والمعلومات، وإجراء البحوث الوثائقية للإجابة على طلبات المعلومات التي ترد من داخل الدولة وخارجها، كما يعمل على مساعدة تقسيمات الهيئة على استخراج الوثائق والبيانات بغرض الإعداد للمعارض الوثائقية وغيرها من أنشطة الهيئة المختلفة. وتعد المكتبة الجزء الذي لا يتجزأ من دائرة الاطلاع على الوثائق، لما لها من أهمية كبيرة في مجال توفير مصادر المعلومات لتلبية طلبات المستفيدين واقتناء الكتب والدوريات وسائر مصادر المعلومات التي يحتاجها المستفيدون، ناهيك عن إجراء توصيف وتكشيف سائر مصادر المعلومات التي تقتنيها المكتبة، الى جانب توفير أدلة وفهارس وقواعد بيانات للاطلاع على مصادر المعلومات التي تقتنيها المكتبة، وتيسير عملية الاطلاع على وثائق المكتبة وإدارة إعارتها لأقسام الهيئة. ويجب على الراغبين في الاستفادة من خدمات قاعة الاطلاع لأول مرة تسجيل بياناتهم الشخصية لدى موظف الاستقبال وتقديم ما يثبت هويتهم، ثم تعبئة الاستمارة المخصصة لهذا الغرض، أما الطلبة الدارسون فعليهم إحضار ما يثبت قيدهم الدراسي، حيث سيقوم موظف الاستقبال بصرف بطاقة مستفيد للباحث تحدد صلاحيتها وفق فترات زمنية حسب الغرض من البحث وتنقسم إلى بطاقة مستفيد صالحة لمدة عام لطلبة الدراسات العليا العمانيين والمقيمين في السلطنة، وبطاقة مستفيد صالحة لمدة ستة أشهر لطلبة الدراسات الجامعية وللأغراض البحثية الأخرى للعمانيين والمقيمين في السلطنة، إضافة الى بطاقة مستفيد صالحة لمدة شهر واحد لمن يتطلب بحثهم فترة مؤقتة وللزائرين من خارج السلطنة. ويجب على المستفيد تقديم بطاقة المستفيد وما يثبت هويته لموظف الاستقبال في كل زيارة له، وعليه تسجيل الدخول إلى قاعة الاطلاع في السجل المخصص لذلك، حيث لا يسمح باصطحاب أي مواد أو أجهزة لقاعة الاطلاع باستثناء الأوراق وقلم رصاص والوثائق الشخصية والنقود والمصوغ وكل شيء ثمين، ويجب على المستفيد وضع أغراضه الشخصية في الخزانة المخصصة لهذا الغرض، ويبقى مفتاح الخزانة في عهدته إلى وقت مغادرته لقاعة الاطلاع، ولا تتحمل الهيئة مسؤولية فقدان أي عهدة تخص المستفيد. كما لا يسمح الوصول إلى قاعة الاطلاع إلا بعد استيفاء الإجراءات المنصوص عليها أعلاه حيث يحق للمستفيد طلب نُسخ من المحفوظات بنسبة 30% في اليوم الواحد ويتم تسليم نسخ المحفوظات المطلوبة للمستفيد فور الانتهاء من إجراءات النسخ، مع احتمالية تأجيل التسليم لليوم التالي حسب ظروف العمل. وعلى المستفيد سداد الرسوم المستحقة عن نُسخ المحفوظات باستخدام بطاقة الائتمان الإلكترونية. ويمكن للمستفيد استعمال الحواسيب الموجودة بقاعة الاطلاع للبحث عن مراجع الوثائق المراد الاطلاع عليها، وله طلب المساعدة من مشرف القاعة، كما بإمكانه استعمال أدوات البحث الورقية المتاحة بقاعة الاطلاع على أن يتم إرجاعها إلى أماكنها عند الانتهاء من استعمالها. أما بالنسبة لعدد الملفات فيمكن للباحث طلب أربعة ملفات في اليوم الواحد، ولا يجوز إتاحة أكثر من ملف واحد أو وحدة وثائقية في الوقت نفسه، وعليه إرجاع المحفوظات التي أتيحت له قبل الحصول على وثائق أخرى ويتم الاطلاع على المحفوظات داخل قاعة الاطلاع، ويكون المطلع مسؤولا عن المحفوظات التي تتاح له إلى أن يرجعها إلى مشرف القاعة، كما يجب عليه إبلاغ مشرف قاعة الاطلاع عن كل وثيقة ممزقة أو مشوهة عند تسلمها. ونصت اللائحة كذلك على المحافظة على الترتيب الذي أسند للمحفوظات داخل الملف، وإعلام المشرف على قاعة الاطلاع عن أي ملف به خلل في ترتيب وثائقه وان يلتزم المستفيد باستخدام المحفوظات التي تتاح له بكل عناية ، ويمنع الرسم أو الكتابة عليها أو ثنيها أو إحداث أي ضرر فيها . كما تتيح قواعد الاطلاع للمستفيد حجز ملف واحد ليومي عمل متتاليين.
إشترك عبر خدمة أخبار “الشبيبة “ على الواتساب لتصلك آخر و أهم الأخبار.
للإشتراك أرسل كلمة “ أشترك “ على الأرقام التالية:
تواصل معنا لعرض مشكلتك
