إنجاز المعاملات إلكترونيا "أجهض الروتين"

مسقط-عزان الحوسني

أدى تطبيق نظام تخليص المعاملات إلكترونيا في عدد من الجهات الحكومية وبخاصة وزارتي القوى العاملة والتجارة والصناعة الى تراجع أعداد المراجعين الى الوزارتين بعد أن تم العمل بالنظام الجديد والذي من خلاله تقدم المعاملة الى مكاتب سند المرخصة وتخليصها إلكترونيا مما ساعد في إنجاز العديد من المعاملات بسهولة ويسر .وتعددت استخدامات هذا النظام في كل جهة حكومية.
وابدى الجمهور ارتياحا من هذا النظام وكذلك اصحاب المكاتب مع وجود بعض الاشكاليات البسيطة التي من المؤمل معالجتها.
وقالت مديرة دائرة الانظمة وتطبيقات الانترنت في وزارة القوى العاملة ل"الشبيبة" فايزة بنت محمد الكلبانية حول النظام الإلكتروني الجديد :هذا التوجه ضمن توجه نسعى من خلاله الى زيادة الإنتاجية وتقليل اعداد المراجعين والدقة في إنجاز المعاملات فخدمات أستقدام القوى العاملة الوافدة أصبحت عبر مراكز سند ،الا ذا حدثت اشكالية بسيطة جدا في النظام أو مثل بطئه فإنه يراجع الوزارة.
ويشتكي عدد من المراجعين عن "تعليق" النظام الذي يعمل عليه البرنامج الجديد وارجعت الكلبانية سبب ذلك الى عدة مشاكل كأعطال من شركة الاتصالات او شركة الكهرباء أو الربط مع الجهات الحكومية وكذلك بسبب قاعدة البيانات.
وتضيف الكلبانية : مراكز سند تتبع لصندوق رفد وينبغي أن تتواصل هذه المكاتب مع الشركات التابعه لها ونحن على أتصال بصندوق رفد حيث يوجد خط ساخن معهم وبريد إلكتروني لتقديم الدعم ومخصص لمعالجة أية صعوبات أو مشاكل تقنية تواجهها مكاتب سند كذلك هناك تواصل من المسؤولين في الوزارة مع أصحاب تراخيص مكاتب سند والتواصل حتى بالواتساب
وتضيف مديرة دائرة الانظمة وتطبيقات الانترنت في وزارة القوى العاملة :هناك قنوات الكترونية لتحسين النظام الالكتروني للتحول الى الحكومة الالكترونية.وتنقسم هذه القنوات الى ثلاث قنوات (مراكز سند للخدمات-الموقع الالكتروني للوزارة_وتطبيقات الهواتف النقالة)وغيرها من الانظمة كالدفع وغيرها. واشارت الكلبانية: نحاول أن تكون لمكاتب سند أكثر فاعلية فهي تملك ميزة العمل حتى في ايام الاجازات وتقوم بدور فعال في خدمة العملاء،وفي الفترة القادمة سوف تكون جميع المعاملات عبر موقع الوزارة وعبر التطبيقات في الهواتف النقالةحيث أن توجهنا هو أن نقدم كل خدماتنا إلكترونيا وتصبح أعمال الموظفين موجهة لتحسين الرقابة ونأمل أن تصل خدماتنا الى جميع العملاء باسرع وقت يمكن.

خدمات ذاتية

وفي وزارة التجارة والصناعة بدأت الوزارة بتطبيق برنامج إستثمر بسهولة واصبح انجاز أو تقديم المعاملات يتم في مراكز سند .
يقول مشرف خدمات المستثمرين بدائرة خدمات المستثمرين وعضو بفريق (استثمر بسهولة)حميد بن حمد البراشدي: هناك عدة قنوات لتقديم النظام الإلكتروني من خلال الخدمات الذاتية ،وهذا النظام يفيد السجلات التجارية بشكل عام مثل ( إضافة نشاط وزيادة راس مال السجل وإضافة شركة وإغلاقها ) كل هذه الخدمات تتم عبر القنوات الإلكترونية والتي أبرزها "البوابة اللإكترونية" وتليها مراكز سند .
ويضيف البراشدي:سابقا كان يجب ان تسجل المعاملات وتنجز في أوقات الدوام الرسمية من(8 صباحا-12مساءا) اما الأن تستطيع أن تنجز معاملاتك في منزلك. ويقول البراشدي :يتم تفعيل البطاقة الشخصية عن طريق الأحوال المدنية لإستلام الرقم السري المعتمد لدى الحكومة الإلكترونية التي تستطيع عبرها ان تنهي جميع معاملاتك بسهولة. وبالنسبة للموظفين يشير البراشدي إلى أن الموظف يستطيع الأن أن يتواص الكترونيا مع المستثمر، وادى ذلك الى تراجع الضغط على موظفين الوزارة واصبح التواصل بين الموظف والمستثمر عبر القنوات الإلكترونية .

تحسين الخدمة

اما عن اشكاليات التي تصاحب البرنامج فيوضح البراشدي قائلا: البرنامج ممتاز ولا يشكى منه بشي إلا بعض الملاحظات البسيطة التي نعمل على تحسينها في كل وقت لنسهل هذه الخدمة للجميع .واما عن مراكز سند فيضيف: هناك قناة مخصصة لهم وتم إعطائهم صلاحية الموظفين لتخليص إجراءات المستثمريين من خلال مراكزهم ، لكن المعاملة قد تتأخر قليلا للتحقق من التواقيع والموافقات . وينصح البراشدي المستثمريين قائلا: من ألافضل إستخدام البوابة الإلكترونية للوزارة للتخليص السريع وكذلك لميزاتها الأمنية عن غيرها . ويضيف:اما الموافقات والدفع فيكون الكترونيا في البوابه الإلكترونية.ويضيف:نشجع المستثمرين لتخليص معاملاتهم إلكترونيا لما لها من ميزات في توفير الجهد والوقت في تخليص المعاملات.
وكشف مشرف خدمات المستثمرين بدائرة خدمات المستثمرين وعضو بفريق (استثمر بسهولة) بوزارة التجارة والصناعة عن إضافات جديدة مقبلة للربط بين الوزارات والجهات الحكومية الاخرى لتخليص المعاملة التي تتطلب موافقة عدة جهات حكومية وتنتهي للمستثمر(بمعنى تخلص المعاملة من كل الجهات إلكترونيا ويتم تسليمها إلى المستثمر كليا بعد إنهائها).
وتحدث البراشدي عن الخدمات التي تم تدشينها في المرحلة السادسة من مشروع إستثمر بسهولة فقال: تمت إضافة تسجيل وتعديل وتجديد والغاء الوكالات التجارية ،وتسجيل التراخيص التجارية ،وكذلك خدمة استرجاع المبالغ.اما عن التحسينات المضافة في المشروع فأوضح قائلا: من ضمن التحسينات التي تمت إضافتها على خدمات البوابة الإلكترونية أنه بإمكان المستثمر التوقيع على طلباته عبر الهاتف النقال إضافة مع البطاقه الشخصيه الان الخيار متاح كخيار ثاني للمستثمر للتوقيع على الطلبات.
وتحدث بدر بن سالم الهلالي أحد المالكين لمكتب سند في ما يخص النظام الالكتروني الجديد فقال : هناك تحسن في المعاملات مع دخول النظام الجديد ، الا ان به مشكلة كبيرة وهي أنه يغلق او (يعلق) بين كل يومين ممايؤدي الى توقف العمل وانجاز المعاملات كليا .ويضيف الهلالي : وكذلك به مشاكل تقنية بحيث عندما يقومون بطباعة معاملة يحتاج رصيد لتعبئته ويحتاج عدة ايام لمراجعتهم الى المقر الرسمي للجهات الحكومية إلا انه نظام ممتاز في التخليص السريع للمعاملات بغض النظر عن هذا التعليق الذي يستمر يوم كاملا ويتسبب في توقف العمل..وفي ما يخص زيادة الانجاز وتخليص المعاملات والرسوم قال الهلالي: أزداد عدد المعاملات المنجزة مشيرا أن اكثر المعاملات التي يقومون بانجازها هي معاملات تتعلق بوزارة القوى العاملة ووزارة التجارة والصناعة .
اما عن الاسعار الجديدة بعد العمل بهذا النظام الإلكتروني فيقول : هناك تسعيرة ثابته للمعاملات وتكون من ريالين إلى 5 ريالات عمانية للمكتب وهناك رسوم للجهة الحكومية وليست للمكتب،بحيث أن المكتب له نسبة بسيطة من ريالين الى 5 ريالات عمانية أما الحكومة فيكون لها نسبة 80% والمكتب 20%. واضاف أن عدد الزبائن واصحاب المعاملات قد أزداد كثيرا لأن انجاز المعاملات اصبح يتم عن طريق مكاتب سند.
وتحدث الهلالي عن الربط بينهم وبين الجهات الحكومية فقال هناك صعوبة كبيرة نواجهها مع الجهات الحكومية التي أسندت لنا أنجاز المعاملات ألكترونيا بدلا من أن يذهب صاحب المعاملة الى الوزارة والصعوبة تتمثل بعدم استجابتهم السريعة للاتصالات الواردة من قبل المكاتب .
واقترح بدر الهلالي على هذه الجهات الحكومية تخصيص قسم في الوزارات للرد على الاتصالات والاستفسارات للمكاتب حيث أن خلل بسيط في النظام يتوجب الذهاب الى الوزارات والجهات المعنية.

نظام ممتاز

من جهته قال محمود بن جمعة الشعيلي من مكتب جسور :النظام بشكل عام يضم وزارة التجارة والصناعة والقوى العاملة وشرطة عمان السلطانية ، وهو نظام ممتاز، الا انه ليس الكتروني بالكامل، بحيث يجب ان تذهب للجهات لتخليص بعض الجوانب لكنه بشكل عام ممتاز وقال: لا نشكو من شي كبير ومعرقل بشكل واضح حيث ان النظام سهل وميسر للموظفين الا انه صعب على الافراد . وعن عدد المعاملات قال : ان المعاملات زادت كثيرا جدا واكثرها المعاملات المتعلقة بوزارة التجارة والصناعة مثل (السجلات واضافة نشاط )ما عد عقد البيع بالوزارة كما زاد عدد المعاملات بنسبة 30 % بالنظام اما عن الصعوبات فقال : تتمثل الصعوبات في النظام فنقطة بسيطة قد تعرقل الامور جميعها ولا يوجد رقم ربط مباشر بيننا وبين هذه الجهات الحكومية مما يتسبب في تأخر أنجاز المعامله. ويقترح بان يسهل التواصل بينهم وبين الجهات الحكومية سواء إلكترونيا بالبريد الإلكتروني .

افضل عن اليدوي

ويعلق حاتم بن خميس الحوسني عن النظام الجديد قائلا: النظام الإلكتروني في مكاتب سند نظام ممتاز وفعال وسريع عن اليدوي. ويضيف:هذا النظام يبلور دور الحكومة الإلكترونية في الوقت الحالي، وبالأحرى أسهم بصورة كبيرة عن مراجعة الجهات الحكومية والإنتظار ، وحاليا ًيمكنك تخليص أغلب معاملاتك في مكان واحد وهو مكتب سند.
وذكر الحوسني: لازال النظام يحتاج لبعض التطوير نظراً لوجود بعض الأخطاء في بعض المعاملات وهذا شي طبيعي نظراً لأنه نظام إلكتروني جديد، ونأمل أن يكون أكثر شمولية لجميع الوزارات والدوائر الحكومية وبالأخص الجهات الخدمية.
ويقول محمد بن قاسم الشرقي :بصراحه هو نظام ممتاز جدا وفيه تسهيلات وفوائد كثيره ومن ضمن التسهيلات توفير الوقت على اصحاب الأعمال نظرا لعدم استطاعتهم الخروج من العمل، وايضا من ضمن الفوائد أنه بإمكانك أن تطلع على شروط المعاملة قبل أن ترسلها إلكترونيا . ويقول الشرقي : بهذا النظام تنتهي قصة الإنتظار والطوابير في الوزارات .
أما سعيد الحوسني فيقول :ما اعرفه عن النظام الاكتروني أنك تقوم بأعطائهم وثائقك كالسجل وبطاقة الانتساب او اظافة نشاط وغير ذلك،ويقومون بعدها بتخليص كافة الاجرات مقابل رسوم للمكتب .ويضيف:من وجهة نظري أرى بأن النظام فكرة ممتازة نحو تطوير الخدمات الحكومية للمواطنيين والمقيمين وهذا ما نحتاجه في هذا الوقت .

إيجابي
عبدالله بن مرهون وصف أنجاز المعاملات عن طريق النظام الجديد عبر مكاتب سند بأنه إيجابي وتحدث عن ذلك من خلال تجربته في إنجاز معاملة له فقال: كانت كالاتي :تسهيل الاجراءات للمراجع عن السابق وايضا تقليل المعاملات الورقيه وكذلك توفير الوقت والمواصلات وتقليل الإزدحام المروري وسهولة الاستفسار عن اي معاملة وايضا تقليل المراجعات للجهات الحكومية.
وبلغ إجمالي التراخيص الإلكترونية الخاصة المصدقة إلكترونياً المدفوعة والمقبولة وفق إحصائيات وزارة القوى العاملة منذ بداية التطبيق الإلزامي بتاريخ 1/‏6/‏2016 ولغاية 20/‏7/‏2016، (18554) ترخيصا تم تسجيلها إلكترونيا وتصديقها بموقع الوزارة موزعة على جميع محافظات السلطنة، وشهدت محافظة مسقط أعلى نسبة من التراخيص الخاصة المصدقة بعدد 6543 طلبا تم دفع 2921 طلبا وقبول 3622 طلبا للتراخيص الخاصة، تلتها شمال الباطنة بعدد 3377 طلبا تم دفع 1480 طلبا وقبول 1897 طلبا، وفيما جاءت محافظة مسندم كأقل محافظة طلبا للتراخيص الخاصة بواقع 33 طلبا مدفوعا و65 طلبا مقبولا، وقد طبقت الوزارة مطلع شهر يونيو إلزامية تسجيل التراخيص الإلكترونية للقوى العاملة الوطنية في جميع محافظات السلطنة.

التحول للحكومة الإلكترونية

ويأتي تفعيل نظام التراخيص الإلكتروني ضمن سلسلة من الخدمات الإلكترونية التي تقدمها الوزارة، وبهدف مواكبة مشروع التحول للحكومة الإلكترونية والذي يسهم بزيادة الإنتاجية والدقة في إنجاز المعاملات وتقليل أعداد المراجعين للوزارة، حيث يستطيع مستخدمو نظام الترخيص الإلكتروني من الدخول على موقع الوزارة واستقدام قوى عاملة غير عمانية خاصة (عمال منازل ومن في حكمهم)، حيث تمكن الخدمة مستخدمي النظام من رفع المستندات المطلوبة (مثل شهادة الراتب، وشهادة عقد الزواج، وغيرها)، إضافة إلى دفع الرسوم واستلام الترخيص (المأذونية) إلكترونياً.

التحديات
وفي وقت سبق اكدت وزارة القوى العاملة انها عملت جاهدة على مواكبة مشروع التحول للحكومة الإلكترونية، وذلك للتسهيل على طالبي الخدمة لطلب الخدمة إلكترونياً دون الرجوع لمبنى الوزارة أو المديريات التابعة لها بالمحافظات، وحتى يتم تفادي أكبر قدر من التحديات التي قد تواجه المستخدمين أثناء تقديم طلباتهم من خلال الخدمات الإلكترونية، وقامت الوزارة بتفعيل نظام الترخيص الإلكتروني الإلزامي لاستقدام القوى العاملة غير العمانية الخاصة إلكترونيا، والذي يهدف إلى التقليل من أعداد المراجعين للوزارة، والتخلص من تعدد ملفات ومستندات المراجعين والمستفيدين من الخدمة، وتسهيل الإجراءات لطالبي الخدمة حيث بإمكانهم تقديم طلباتهم في أي زمان ومكان وعلى مدار الساعة، ويأتي تطبيق نظام التراخيص الإلكتروني ضمن سلسلة من الخدمات الإلكترونية التي تقدمها الوزارة.