«المحفوظات الوطنية» تستعـرض خـطة عـملها

مسقط -
عقد مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أمس اجتماعه الحادي عشر، والأول لهذا العام، برئاسة صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد وزير التراث والثقافة رئيس مجلس إدارة الهيئة، وبحضور أصحاب السعادة أعضاء مجلس الإدارة.

تناول الاجتماع موضوعات عديدة تتعلق بتوجهات الهيئة وخططها المستقبلية، فقد استعرض المجلس محضر اجتماع الجلسة السابقة لمجلس الإدارة، واعتمد التقرير الحسابي الختامي للهيئة لعام 2015م إضافة لاعتماد الموازنة المعتمدة للهيئة لعام 2016م وربط الموازنة بتنفيذ خطة العمل المعتمدة لبرنامج وأنشطة الهيئة لهذا العام.

وتمت مناقشة الإجراءات المتخذة حول التعديلات التنظيمية بالهيكل التنظيمي للهيئة، واستعراض مشروع إنشاء مبنى موحد لحفظ الوثائق الوسيطة. كما استعرض المجلس تقرير أنشطة وإنجازات الهيئة خلال العام 2015 الذي شهد تطورا في مجالات العمل لا سيما مجال المؤتمرات والبحوث والتاريخ الشفوي ومجال التخزين الإلكتروني. وقد بارك المجلس الخطوات الجديدة التي حققتها الهيئة خلال العام الفائت.
وكذلك تم استعراض برنامج عمل الهيئة والمنهجية المعتمدة لإعداد وتطبيق ومتابعة نظام إدارة الوثائق الخصوصية خلال العام الجاري، ومناقشة آلية سير العمل في الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالجهات الحكومية (المرحلة الأولى) والتي تهدف إلى إنقاذ الوثائق من التلف والضياع، وتحديد ما يهم الذاكرة الوطنية وأيضاً إتلاف ما هو مخصص للإتلاف بحسب جداول مدد الاستبقاء، وبالتالي ستعمل هذه الخطة على توفير مساحات كافية في أماكن حفظ الوثائق الوسيطة، ونتائج الفرز بتلك الجهات.
كما أحيط المجلس علماً بما تم الانتهاء من مشروع معمل الإتلاف الآلي الذي سيتم العمل به خلال الأشهر المقبلة، حيث سيعمل هذا المعمل على إتلاف كافة أنواع الوثائق المعدة سلفاً للإتلاف بحيث يعمل المعمل بمواصفات عالية الدقة والجودة في تقديم الخدمة ومناقشة الرسوم المقترحة والذي اتخذه المجلس قراراً في تحديد الرسوم الإتلاف للوثائق الورقية والإلكترونية. كما أحيط المجلس بما تم بشأن مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية الذي تعده الهيئة حاليا ومشروع مركز الاختبار الوطني. وقد اتخذ المجلس قراراً نحو المضي في طرح المناقصة الخاصة بمشروع منظومة المراسلات والوثائق الإلكترونية بعد موافقة الجهات المختصة واعتماد الإمكانات المالية للمشروع.
واستعرض المجلس مقترح مشروع مركز البيانات الاحتياطي للهيئة. وقد وجه المجلس في الشروع بالتنسيق لاتخاذ الخيارات المناسبة المطروحة لهذا الغرض. كما ناقش المجلس مشروع مقترح التأهيل العلمي في الدراسات العليا في مجال الوثائق والمحفوظات ووجه بدراسة المقترح بالتنسيق مع وزارة التعليم العالي.