«التربية» تدشن نظام إدارة الجودة الأيزو 9001:2015

مسقط -
دشن وكيل وزارة التربية والتعليم للتخطيط التربوي وتنمية الموارد البشرية سعادة سعود بن سالم البلوشي مشروع تشخيص وتوثيق نظام إدارة الجودة على تقسيمات وزارة التربية والتعليم الايزو 9001:2015، بحضور سعادة الشيخ محمد بن حمدان التوبي المستشار بالوزارة، وسعادة د.حمود بن خلفان الحارثي وكيل الوزارة للتعليم والمناهج، ومديري العموم ومديري الدوائر ونوابهم بمديريات ديوان عام الوزارة.

ويأتي هذا المشروع كمرحلة ثانية لتطبيق نظـــام إدارة الجــــودة الأيزو 9001، الذي تبنّتـــه وزارة التربية والتعليم في العام 2010 ضمن خطتها الخمسية بهدف الارتقـــاء بمستوى الخـــدمات التي تقدمها وتحسين العمليات والإجراءات المرتبطة برضا المستفيدين من خلال الوقوف على احتياجاتهم والوفاء بمتطلباتهم، ومشاركة العاملين في اتخاذ القرار وتنمية قدراتهم وتطوير مهاراتهم.
وقد تم تطبيقـــه في المرحلة الأولى على مستـــوى مديريتـــي «التخطيط وضبط الجــودة» و«الشـــؤون الإداريـــة»، ونظائرهما في المحافظات التعليمية، أما المرحلة الثانيـــة فستشمل تشخيص وتوثيق العمليات بمختلف تقسيمات وزارة التربية والتعليم.

مراحل المشروع

تضمن حفل التدشين كلمة افتتاحية ألقاها سعادة سعود البلوشي وتحدث من خلالها عن الهدف من المشروع ومراحله قائلاً: يهدف هذا المشروع إلى تأهيل جميع التقسيمات الهيكلية لوزارة التربية والتعليم لتطبيق نظام إدارة جودة وفق متطلبات الأيزو9001 بإصدارها الأخير 2015، ويتضمن ثلاث مراحل أساسية هي: مرحلة الإعداد والتحضير، ومرحلة التقييم والتشخيص، ومرحلة التوثيق، ولكل مرحلة منها أهداف ومخرجات يمكن تقييمها من خلال مؤشرات متعلقة بها، وتتضمن مرحلة الإعداد والتحضير اللقاء بالمسؤولين في الإدارة العليا لشرح خطة العمل وآليات التنفيذ المقترحة، وتتضمن أيضا برامج لإكساب العاملين بنطاق مشروع ومفاهيم ومتطلبات المواصفة القياسية الايزو 9001:2015، حيث إن بعض آليات التوعية تمتد زمنيا لتغطي الفترة الكلية للمشروع، وهناك جزء متعلق بجلسات التوعية محدد له فترة زمنية تصل إلى ثلاثة أشهر، والمخطط له أن تخرج هذه المرحلة بمخرجات ترتبط بمؤشرات منها ما يتعلق بتغطية الكادر الوظيفي في البرامج التوعوية ومنها ما يتعلق بزيادة مستوى الوعي عند الموظفين من خلال نتيجة تقييم معارف ومهارات الكادر لما قبل وبعد تنفيذ البرامج.

مرحلة التشخيص

واستطرد سعادة الوكيل قائلاً: أما مرحلة التقييم والتشخيص فتهدف إلى تحليل نظام العمل الحالي وتحديد مدى مواءمته لمتطلبات المواصفة ايزو9001:2015، وتحديد نقاط عدم المطابقة للنظام الحالي مع متطلبات نظام الايزو9001:2015، وإعداد الجداول ذات العلاقة بمرحلة التقييم والتشخيص، وإعداد خطة تفصيلية لترقية النظام الحالية من مواصفة الايزو 9001:2008 إلى الايزو 9001:2015، إذ سيتم في هذه المرحلة تشخيص جميع الأنشطة التي تتم ممارستها بالمكاتب والمديريات العامة بديوان عام الوزارة والمديريات التعليمية بالمحافظات، بالإضافة إلى التقسيمات التي يتم تطبيق نظام إدارة الجودة فيها في كل من المديرية العامة للتخطيط وضبط الجودة والمديرية العامة للشؤون الإدارية ونظائرهما في المديريات التعليمية وتقييم عملهم، مع إعداد دليل التقييم والتشخيص الذي يتضمن تحليل للفجوة بين ما هو مطلوب وفق متطلبات مواصفة الأيزو 9001:2015، وتمتد هذه المرحلة لأربعة أشهر على أن تخرج بمخرجات واضحة منها تغطية جميع تقسيمات الهيكل التنظيمي وفق الآلية التي تضمن تشخيصاً دقيقاً وفعالاً يمكن الاعتماد عليه في المراحل اللاحقة لتطبيق نظام إدارة الجودة.

مرحلة التوثيق

وأكمل سعادة سعود البلوشي كلمته قائلاً: أما المرحلة الأخيرة في هذا المشروع فهي مرحلة التوثيق التي تبدأ بتدريب الموظفين بنطاق عمل المشروع على آليات التوثيق ليتمكنوا من فهم آلية التوثيق التي ستقوم بها الشركة وتوثيق العمليات والإجراءات المستحدثة مستقبلاً، وتتضمن أيضا إعداد دليل الجودة لوزارة التربية والتعليم حسب متطلبات المواصفة القياسية ايزو 9001:2015، وصياغة وثائق العمليات والإجراءات ومراجعتها واعتمادها من قِبل المختصين لضمان توفير الوثائق المطلوبة بحسب متطلبات المواصفة القياسية ايزو 9001:2015، وكما هو مخطط فإن هذا التوثيق يجب أن يحقق الثبات والاستمرارية في العمل مع التماثل في الأداء من خلال وثائق موحدة وقياسية ويتم ضبطها بحسب متطلبات المواصفة ايزو 9001:2015، ومن أهم مخرجات هذه المرحلة الخروج بترابطات واضحة للعمليات الموثقة وإعداد دليل لكافة الخدمات والتي وثقت عملياتها.

الايزو9001:2015

عقب ذلك قدمت الشركة المنفذة للمشروع عرضاً مرئياً حول مشروع (التوعية والتشخيص والتوثيق لعمليات وإجراءات نظام إدارة الجودة لوزارة التربية والتعليم بحسب متطلبات المواصفة القياسية الدولية (ايزو 9001:2015) قدمه عقيل هاشماني من شركة الجدارة للحلول التجارية.

وتحدث العرض عن نطاق عمل المشروع الذي يشمل مختلف تقسيمات وزارة التربية والتعليم، ومن ثم الحديث عن مراحل المشروع وهي: الإعداد والتحضير (التوعية)، والتشخيص، والتوثيق وأهداف كل مرحلة منها، كما وتناول العرض ملخص المخرجات لكل مرحلة، وأهم مسؤوليات وأدوار كل من إدارة المشروع، والإدارة العليا وفريق عمل المشروع، بجانب التطرق إلى خطة سير عمل المشروع والتي تستمر لغاية 18 شهراً.

عقب ذلك فتح باب النقاش للحضور لطرح الاستفسارات حول آلية تنفيذ المشروع وأهدافه.

تحقيق رضا المستفيد

وحول أهمية تطبيق وزارة التربية والتعليم لهذا المشروع تحدث مدير مساعد دائرة ضبط الجودة بالمديرية العامة للتخطيط وضبط الجودة بوزارة التربية والتعليم صالح بن علي الفلاحي قائلاً: يأتي مشروع تشخيص وتوثيق نظام إدارة الجودة على تقسيمات وزارة التربية والتعليم لتحقيق العديد من الأهداف من أهمها رفع كفاءة إجراءات النظام الإداري المتبع بالوزارة وتحقيق رضا المستفيد والإيفاء بمتطلباتهم.
وتعد هذه المرحلة هي المرحلة الثانية من تطبيق مشروع نظام إدارة الجودة بالوزارة، فقد تم تطبيقه في مجال المطابقة بالعام 2010على مستوى مديريتي التخطيط وضبط الجودة والشؤون الإدارية ونظائرهما بالمحافظات التعليمية، وتمكنت الوزارة من الحصول على شهادة المطابقة من منظمة الأيزو في العام 2014 وتم تأكيد المطابقة والحصول على الشهادة مرة أخرى في العام 2015، أما هذه المرحلة فستشمل التشخيص والتوثيق لمختلف تقسيمات وزارة التربية والتعليم وتستمر لغاية 18 شهراً، وسيتم تشكيل فريق عمل يشرف على تطبيق هذا المشروع بالتعاون مع الشركة المنفذة، ومن خلال تطبيق هذه المرحلة بالمشروع سيتم تحقيق العديد من الفوائد منها تقليل الجهد الذي يبذله الموظف، ومعرفة الخطوات التفصيلية بشكل واضح مع وجود مؤشرات للعمل الإداري.

اجتماع لجنة إدارة الجودة

وترأس سعادة سعود بن سالم البلوشي الاجتماع الثامن للجنة نظام إدارة الجودة، بحضور مدير عام المديرية العامة للتخطيط وضبط الجودة، ومدير عام مساعد المديرية العامة للشؤون الإدارية، وبمشاركة كل من مديري دوائر قطاعي التخطيط والشؤون الإدارية بديوان عام الوزارة والمحافظات التعليمية، ومديري مكاتب الإشراف التربوي، حيث استهل سعادة سعود البلوشي الاجتماع بالتأكيد على أهمية دور اللجنة وتعاون أفرادها لتحقيق متطلبات المرحلة المقبلة من مشروع نظام إدارة الجودة والذي سيشمل مختلف قطاعات وزارة التربية والتعليم، وأوصى بضرورة الاستفادة من المهارات والتجارب والخبرات التي تم اكتسابها في فترة تطبيق المشروع في مرحلته الأولى.

محاور الاجتماع

عقب ذلك قدّم مدير مساعد دائرة الجودة بالمديرية العامة للتخطيط وضبط الجودة صالح الفلاحي، عرضاً حول (الموقف التنفيذي لقرارات اجتماع اللجنة السابع) تناول من خلاله القرارات المتخذة في الاجتماع السابع للجنة وما تم تنفذه بشأنها، ثم قدّم طلال العدوي عرضا حول إحصائيات الشكاوى المقدمة في مجال المطابقة، تناول العرض إحصائيات عددية بالشكاوى المقدمة للمديرية العامة للتخطيط وضبط الجودة والمديرية العامة الشؤون الإدارية، وأقسام خدمة المراجعين بالمحافظات التعليمية، واستعرض نتائج قياس مؤشرات الأداء للربع السنوي الأول لعامي 2015-2016م.

التحديات والحلول

تلا ذلك تقديم ورقة عمل ألقتها رقية السعيدية أخصائية جودة بدائرة الجودة حيث استعرضت التحديات التي واجهت مجال المطابقة على مستوى ديوان عام الوزارة والمحافظات التعليمية وشملت كلا من التحديات المتعلقة بالقرارات، ونظام إدارة الجودة والتخطيط والإحصاء، والشؤون الإدارية، مع استعراض الحلول المقترحة لكل تحدٍ ومناقشتها واتخاذ القرار المناسب حولها.
ثم قدّم راشد الصوافي أخصائي جودة بدائرة الجودة، ورقة عمل حملت عنوان (نتائج التدقيق الداخلي لنظام إدارة الجودة 2016م) وتحدث في ثلاثة محاور وهي نتائج (زيارة المتابعة الأولى) نوفمبر2015، ونتائج التدقيق الداخلي أبريل – مايو 2016، التحديات التي واجهت عملية التدقيق مع اقتراح الحلول لذلك.
واختتمت محاور الاجتماع بتقديم عرض حول الموقف التنفيذي لحالات عدم المطابقة والأفعال التحسينية، قدمه خالد الحديدي أخصائي جودة بدائرة الجودة وتناول العرض استعراض نتائج التدقيق الخارجي على الوزارة لعام 2015م، ومخططات بيانية لنتائج متابعة الأفعال التصحيحية والتحسينية.