حلقة تدريبية حول نظام «أساس» في تطبيقية صور

صور - بدر بن مراد البلوشي

نظم مركز مصادر التعلم بكلية العلوم التطبيقية في صور حلقة تدريبية حول كيفية استخدام نظام المراسلات الالكترونية «أساس»، على مدار ثلاثة أيام متوالية، حضرها أعضاء الهيئة الأكاديمية والأكاديمية المساندة والإدارية بالكلية، وقد قدمت هذه الحلقة أخصائية الحاسب الآلي بالمركز عائشة الحجرية.

وتأتي الحلقة في إطار سعي وزارة التعليم العالي الحثيث المتمثل في المديرية العامة لكليات العلوم التطبيقية في تزويد كليات العلوم التطبيقية بالتقنية الحديثة في سرعة إنجاز مهامها وتحقيق ضمان الجودة في سياسة الكلية في نظامها الأكاديمي.
ومن أجل تحقيق هذه المنظومة المتكاملة، جاء نظام المراسلات الداخلية الالكترونية «أساس»، وهو عبارة عن برنامج متكامل للمراسلات الرسمية بين أقسام ومراكز الكلية، ويعبر عن مراعاة التسلسل الوظيفي في عملية تداول المراسلات الداخلية في خدمة موظفي الكلية، وهو أيضا عبارة عن أرشيف متكامل للوثائق، وبمثابة منصة إلكترونية وسيطة لإعداد وتبادل ومتابعة واسترجاع الوثائق والمراسلات في كل ما يتعلق بالمراسلات الداخلية.
وقد صمم هذا البرنامج لخدمة موظفي الكلية لكي يتمم عمليات المراسلات والمعاملات بين الموظفين بسرعة وفعالية أو العمل على تنظيم المراسلات والمعاملات لسهولة التعامل داخل الكلية. وكذلك يخدم برنامج المراسلات الداخلية الإلكترونية جميع أقسام ومراكز الكلية.
ويتميز البرنامج بقاعدة بيانات قوية من حيث الكفاءة من تبسيط عملية تحضير وتبادل الرسائل والوثائق وبهذا ستتم عملية التبادل بشكل اسرع وسلس. ومن ناحية الفاعلية فإن كل الرسائل والوثائق ستتبع نفس عملية التخزين، التي تؤدي إلى تسريع عملية متابعة واسترجاع الرسائل والتقارير، ما يحد من ضياعها أو حفظها بطريقة غير سليمة.
ومن حيث أمن المعلومات وبسبب وجود الرسائل والوثائق على نظام إلكتروني موحد، سيتم حفظها بصورة سليمة وتخزينها بصورة آمنة، وسيمنع ذلك فقدان الوثائق بسبب الإهمال أو أية أخطار أخرى.
ويقول المدقق الداخلي بالكلية محمد بن سالم العريمي: كانت الاستفادة من برنامج أساس استفادة طيبة، وقد أخذت فكرة مبسطة عنه، وهو كنظام فيه سهولة وسرعة في إنجاز الأعمال، وأيضا التخلص من إهدار الأوراق.