اختتام برنامج السكرتارية الالكترونية لموظفي جامعة ظفار

صلالة - ش

اختتم الأسبوع الفائت برنامج السكرتارية الالكترونية وأعمال الارشفة الذي استمر لمده خمسة أيام حيث أتى البرنامج بناء على توصية مجلس إدارة الجامعة وتم الإعداد له من قبل دائرة شؤون الموظفين بالجامعة ومركز التعليم المستمر. وقد استهدف البرنامج السكرتارية من الهيئة الإدارية بجامعة ظفار من مختلف الأقسام الأكاديمية والإدارية.
وتحدث د. صبحي أحمد سليمان، الأستاذ المساعد بتقنيات التعليم في قسم التربية بكلية الآداب والعلوم التطبيقية بالجامعة المحاضر بالبرنامج إن الهدف العام للبرنامج هو تنمية قدرات المتدربين التى تقبل التنمية وإكسابهم المهارات للقيام بمهام أعمال السكرتارية الإلكترونية بكفاءة باستخدام برنامج 2016 Outlook والبرامج المرتبطة.
وتناول البرنامج التدريبي مفهوم السكرتارية الإلكترونية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح، تنظيم أوراق ووثائق المكتب بفاعلية، والتعرف بشكل عام على أقسام المحفوظات وأسس تصنيفها، ومسئولية الأرشفة الإلكترونية، بالإضافة الى حفظ الوثائق والمستندات في قواعد البيانات، وتم استخدام برنامج outlook 2016 في تنظيم الاجتماعات والمواعيد بفاعلية، وانشاء قوالب جاهزة لرسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات، معالجة البريد الصادر والوارد بكفاءة من خلال التعرف على قواعد إدارة البريد الإلكتروني، التعامل مع التقويم وطباعته، بالاضافة الى مشاركة التقويم واعطاء الصلاحيات للاخرين، التعامل مع جهات الاتصال وتصنيفها، استخدام دمج المراسلات من خلال جهات الاتصال وملفات أخرى لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الفاكس والمغلفات، بالإضافة إلى توظيف بعض أدوات الويب في السكرتارية الإلكترونية وأعمال الأرشفة.
وحول البرنامج تحدث خالد بن أحمد باقي من دائرة الموارد البشرية أحد الملتحقين بالبرنامج فأشار إلى أن البرنامج يحظى بأهمية بالغة في تسيير الأرشيف وينعكس إيجابياً في تسيير اعمال المؤوسسة وتظهر أهميته في توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات وربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة والتقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة مراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل المؤسسة وغيرها الكثير.