المؤسسة العامة للمناطق الصناعية تعتمد نظام إدارة الوثائق الخصوصية

مسقط-ش

حرصاً على اعتمادها أهم المعايير العالمية، اعتمدت للمؤسسة العامة للمناطق الصناعية نظام إدارة الوثائق الخصوصية وجداول مدة استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بمراحل عدة آخرها موافقة الهيئة النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /2007.
وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالمؤسسة وإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتم توقيع الاعتماد بحضور رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، وستعمل الهيئة مع التقسيمات المتبعة في المؤسسة على متابعة تطبيق هذا النظام في المرحلة القادمة، كما أن المؤسسة تعمل حالياً على تطبيق الوثائق المشتركة، وبالتالي العملية ستكون متكاملة بينها وبين الوثائق الخصوصية، وقال الضوياني في المناسبة إن الهيئة "تقوم في المرحلة الحالية على إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للشركات التي تساهم فيها الحكومة بنسبة 25 % فأكثر، ونحن فخورون بما الإنجازات التي تحققت بفضل دعم المسؤولين في مختلف الجهات الحكومية لآليات عمل الهيئة، الأمر الذي ساهم في الانتهاء من العمل بالنظام في عدة جهات، أما تأخر تطبيق النظام في الجهات المتبقية فقد كان لأسباب معقولة أبرزها استحداث هياكل إدارية جديدة وتطوير القائم، ونأمل الانتهاء من تطبيق النظام في جميع الجهات الحكومية نهاية العام القادم". من جهته قال الرئيس التنفيذي للمؤسسة هلال بن حمد الحسني: "قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بجهود كبيرة بالتنسيق مع المختصين في المؤسسة لإنجاز هذا المشروع، حيث سبق اعتماد هذا النظام تنفيذ المؤسسة لكافة الأطر القانونية والتنظيمية للعمل بالوثائق الخصوصية من خلال إيجاد وحدة إدارية رئيسية ووحدات فرعية في مختلف المناطق الصناعية للإشراف على تطبيق هذا النظام باستخدام التقنيات الحديثة التي تسهل على المستفيدين الحصول على الوثائق بأسرع وقت وتضمن حفظها خلافا عن الطرق التقليدية التي قد تتعرض فيها الوثائق للتلف بسبب العوامل الطبيعية أو البشرية المختلفة".
وبدوره أوضح مدير دائرة الوثائق بالمؤسسة حمد بن عبدالله المخيني أن نظام إدارة الوثائق والمحفوظات الخاصة بالمؤسسة "تم اعتماده بعد أن تم تشكيل لجنة داخلية في المؤسسة بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حيث قامت هذه اللجنة بجهود متواصلة للخروج بنظام يساعد على حفظ وحماية المستندات وتصنيفها وفقا لدرجة أهميتها وخصوصيتها، وذلك بهدف تسهيل طريقة استرجاع هذه المستندات كلما دعت الحاجة إليها مشيرا إلى أن هذه المستندات هامة وترتبط بمختلف الجوانب الاقتصادية والإدارية". وحول مدى استفادة المجتمع من وثائق المؤسسة أشار المخيني إلى أن "المجتمع سيستفيد من هذا النظام وخاصة الباحثين في مجال المؤسسات الصناعية والتجارية، فهذه المستندات تعد وطنية وتاريخية وتتعلق بالصناعات والمناطق الصناعية وحجم الاستثمارات في السلطنة ".
وباعتماد هذا النظام، سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات، يذكر أن الهيئة أنهت اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية لعدد سبعة وثلاثون وحدة حكومية، كما أن الهيئة تقوم بالمتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال اقامت اللقاءات التعريفية التي توضح جلياً حرص الهيئة بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهده لتطبيق أدواته الإجرائية.