الخميس ٢٥ / يونيو / ٢٠٢٦
مسقط - الشبيبة
تعتبر دائرة الوثائق بوزارة النقل الجهة المسؤولة عن مراسلات الوزارة والبريد الوارد والصادر ، كذلك تقوم على الإشراف الإداري لنظام المراسلات الإلكتروني ( الساعي ) للمراسلات الداخلية بين قطاعات الوزارة منذ تطبيق نظام إدارة الوثائق في 2012م ، كما تقوم بمتابعة تطبيق نظام إدارة الوثائق في الدوائر ومديريات الوزارة وتقديم الدعم الفني وشرح أدوات تطبيق النظام لموظفي الوزارة ومن أهم الأدوات جداول مدد الإستبقاء الذي يحدد الدورة العمرية للوثيقة ( فترتها الجارية والوسيطة والمصير النهائي أما حفظ دائم أو إتلاف).
وتطبيقا لقانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007 ولائحته التنفيذية وعلى ما نص عليه بأن تكون الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليه ، وتتولى دوائر وأقسام الوثائق بصفة دورية فرز الوثائق الوسيطة فور إنتهاء مدد الإستبقاء المحددة لها ، وذلك لتحديد الوثائق المعدة للترحيل إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للحفظ الدائم ، والوثائق المعدة للإتلاف حسب ما أقرته جداول مدد الإستبقاء ومن هذا المنطلق قامت وزارة النقل بعمل خطة لفرز وثائقها لتفادي تكدسها و تراكمها العشوائي بالمخازن وشملت الوثائق من سنة 2011 فأدنى.
وتهدف خطة فرز وثائق الوزارة إلى وضع حد للحفظ العشوائي للوثائق الناتج من تكدسها بالمخازن و إتلاف الوثائق التي لم تعد صالحة للإستخدام والتي لا تحمل أية قيمة تاريخية أو شاهدية وكذلك إنقاذ الوثائق المهمة لتاريخ الوزارة والمعبرة عن إنجازاتها منذ إنشائُها وذلك من خلال ترحيلها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للحفظ الدائم بالإضافة إلى ترتيب أماكن لحفظ الوثائق بحيث تضمن بقاؤها خلال مدة حفظها المقررة قانونيا بجداول مدد الإستبقاء .
على مرحلتين
وبالإشارة إلى الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالوحدات الحكومية المعدة من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ، قامت وزارة النقل ممثلة في دائرة الوثائق بتنفيذ خطة الفرز على مرحلتين، المرحلة الأولى تكوين لجنة رئيسية يرأسها مدير عام الشؤون الإدارية والمالية بالوزارة ، تمثل دورها في الإشراف ومتابعة تنفيذ الخطة ، وتوفير المواد والمستلزمات اللازمة لتنفيذ الخطة ، كذلك رفع تقارير نصف سنوية عن تنفيذ خطة الفرز لمعالي الوزير بالإضافة إلى تكوين فريق لفرز وثائق الوزارة برئاسة مدير دائرة الوثائق وعضوية رئيسي قسم الحفظ وتنظيم الوثائق وفنيي الوثائق بالدائرة ، وموظف من كل مديريات الوزارة ، وكذلك الإعداد المادي لتنفيذ خطة الفرز من خلال توفير أماكن مخصصة للفرز والأدوات الضرورية لإتمام عملية الفرز بالإضافة إلى حصر الأماكن التي تم حفظ الوثائق فيها (مخزن الحفظ بإبراء ، مخزن دائرة الشؤون الإدارية ، مخزن دائرة المناقصات ، مخزن مكتب وكيل النقل و مخزن الصناعية بظفار ) إضافة إلى تنظيف الأماكن وحصر الوثائق بشكل تقريبي ، حيث بلغ عدد الصناديق الورقية التي تحتوي على وثائق إستوجب فرزها ما يقارب ال9000 صندوق ورقي ، إحتوى كل واحد منها ما بين 6 إلى 12 ملف وكما تقوم بجمع النصوص القانونية المتعلقة بتنظيم الوزارة واختصاصاتها والهياكل التنظيمية التي توضح تقسيماتها في كل فترة منذ نشأتها إلى الوقت الحالي .
أما بالنسبة للمرحلة الثانية تطبيق عملية الفرز 2018 حسب مواضيع تقسيمات الوزارة وبناء على جداول مدد الإستبقاء المعتمدة ، بحيث يتم تجميع الوثائق المعدة للحفظ الدائم لترحيلها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حال الإنتهاء من عملية الفرز وإتلاف الوثائق التي انقضت مددها الجارية والوسيطة بصفة دورية بمعمل الإتلاف الآمن بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية .
من أقدم الوزارات
وحول هذا الموضوع قال مدير دائرة الوثائق بالإنتداب بدر بن مصبح الجرادي بأن وزارة النقل تعتبر من أكبر وأقدم الوزارات الحكومية بالسلطنة حيث تمتلك رصيدا هائلا من الوثائق ، وقد تم تنفيذ العمل الفعلي للخطة الوطنية لفرز الوثائق بشهر يناير 2019م وتتم عملية الفرز بإستقبال الدفعات من الملفات والوثائق المعدة للفرز من مخازن الوزارة في ولاية إبراء وتم حصر الملفات الموجودة في مخازن الوزارة بولاية إبراء حيث بلغت (9 آلاف ) صندوق ورقي وبكل صندوق يوجد ملفات بمعدل من 7 إلى 8 ملفات وتم ترتيبها وفرزها بمبنى الوزارة في مخزن حفظ الوسيط بالفريق المشكل بالقرار الإداري رقم (11/2019) حيث تم فرز كل ملف بالوثائق التي يحتويها وذلك حسب جداول مدد الإستبقاء والمصير النهائي التي تؤول إليه الوثائق إما الإتلاف أو الإنتقاء أو الحفظ الدائم .
شوط طويل
وأشارالجرادي بأن الفريق قطع من بداية الفرز شوطا طويلا في عملية الفرز حيث تم الإنتهاء من ملفات ووثائق دائرة المناقصات والعقود وكذلك المديرية العامة للشؤون الإدارية والمالية وجاري العمل على المديريات والقطاعات الأخرى.
وأكد مدير دائرة الوثائق بأنه تم إتلاف ما يقارب ( 1300) وثيقة بمعمل الإتلاف الآمن بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وهناك أيضاً وثائق للإنتقاء وكذلك وثائق مصيرها النهائي الحفظ الدائم والمقرر ترحيلها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وكذلك توجد وثائق ذات طابع شاهدي وهي وثائق التي يعود تاريخ إنشائها إلى سنة 1976 فأدنى .
وذكرت رئيسة قسم تنظيم الوثائق بالإنتداب أسماء بنت مبارك بن حمد البيمانية بأنه تم البدء في عملية الفرز في يونيو 2018م ، حيث تم فرز الوثائق الموجودة في مخازن الوزارة التابعة لدائرة المناقصات والعقود ، وكانت البداية لمواضيع الدائرة سالفة الذكر ( العروض غير المقبولة ، الإتفاقيات ، الأوامر التغييرية ) ، وانقسمت الوثائق خلال عملية الفرز إلى وثائق انقضت مدتها الجارية والوسيطة وأصبحت معدة للإتلاف حسب جداول مدد الإستبقاء ، ووثائق انقضت مدتها الجارية فقط وتم تحويلها إلى مخازن الحفظ الوسيط بدائرة الوثائق ، ووثائق لم تنقضي مدتها الجارية وتم إرجاعها إلى دائرة المناقصات والعقود.
وأضافت البيمانية بإن عدد الإتلافات الناتجة عن عملية الفرز بلغ ( 3 إتلافات) ، وكانت مواضيع الوثائق التي أتلفت عبارة عن العروض غير المقبولة، وبلغ إجمالي عدد الصناديق الورقية المتلوفة ( 605 كراتين ) ، حيث تمت عملية الإتلاف بمعمل الإتلاف الآمن بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ،أما بالنسبة للصناديق التي تم تحويلها إلى مخازن الحفظ الوسيط فقد بلغت ( 20 صندوقا ورقيا ) ، وكانت مواضيع الوثائق المحولة عبارة عن العروض غير المقبولة أما الصناديق التي تم إرجاعها إلى دائرة المناقصات والعقود فبلغ عددها قرابة ( 10 صناديق ورقية) ، وكانت مواضيعها عبارة عن إلإتفاقيات والأوامر التغييرية للمناقصات .
وأوضحت رئيسة قسم تنظيم الوثائق بإن الوثائق الموجودة في مخازن الصناعيات التابعة للوزارة بمحافظة ظفار فقد تم إجراء عملية الجرد عليها بداية من يوليو 2018م ، حيث تم جرد( 542 صندوقا ورقيا ) حتى نهاية 2018م ، مقسمة إلى دائرة التصميم والمشاريع ( 123) صندوقا ورقيا ، دائرة الشؤون الإدارية والمالية ( 233 ) صندوقا ورقيا ، دائرة الصيانة ( 109 ) صناديق ورقية ، مكتب المدير العام ( 42 ) صندوقا ورقيا ، مطار صلالة ( 7 ) صناديق ورقية ، ميناء صلالة (25 ) صندوقا ورقيا والوثائق ذات الطابع السري ( 3 ) صناديق ورقية علماً بأن عملية الجرد ما زالت مستمرة على المواضيع الموجودة في مخازن الصناعيات .
استقبال الصناديق
كما أفادت أسماء البيمانية بأنه تم البدء في إستقبال دفعات من الملفات والوثائق من مخازن الحفظ بإبراء بداية من يناير وحتى يونيو 2019 ، حيث تم إستقبال ( 993 صندوقا ورقيا ) من وثائق المديرية العامة للطرق والنقل البري، والمديرية العامة للشؤون الإدارية والمالية ، ودائرة المناقصات والعقود ، والدائرة القانونية ، إضافة إلى مشروع سكك الحديد ، كذلك من الطيران المدني ، وبريد عمان ، إضافة إلى وثائق ميناء الدقم . وانقسمت الوثائق خلال عملية الفرز إلى وثائق جارية الإستعمال حسب جداول مدد الإستبقاء ، تم إرجاعها إلى الدوائر المعنية ، ووثائق انقضت مدتها الجارية فقط وتم حفظها في مخازن الحفظ الوسيط بدائرة الوثائق ، ووثائق انقضت مدتها الجارية والوسيطة وأصبحت معدة للإتلاف أو الإنتقاء أو الحفظ الدائم بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حسب جداول مدد الإستبقاء ، إضافة إلى وثائق تم إرجاعها إلى جهات خارجية لإنتقال الإختصاص لها ( وثائق مشروع سكك الحديد ، الطيران المدني ، بريد عمان ، وميناء الدقم ) ووثائق ذات طابع شاهدي ، وهي الوثائق التي يعود تاريخ إنشائها إلى سنة 1976 فأدنى .
وقالت البيمانية بأن إجمالي الوثائق جارية الإستعمال حسب جداول مدد الإستبقاء والتي تم إرجاعها إلى مكاتب العمل بالدوائر المعنية داخل الوزارة بلغ ( 11 صندوقا ورقيا ) وبلغ إجمالي الوثائق التي انقضت مدتها الجارية فقط وتم حفظها في مخازن الحفظ الوسيط بدائرة الوثائق ( 126 صندوقا ورقيا) و أما إجمالي الوثائق التي انقضت مدد حفظها الجارية والوسيطة وأصبحت معدة للإتلاف فبلغ ( 425 صندوقا ورقيا) تم إتلافها على دفعتين بمعمل الإتلاف الآمن بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ، وبلغ إجمالي الوثائق التي أصبحت معدة للإنتقاء ( 410 صناديق ورقية ) في إنتظار البت فيها من قبل الهيئة ، أما إجمالي الوثائق التي مصيرها النهائي الحفظ الدائم والمقرر ترحيلها إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية فبلغ ( صندوقين ورقيين ) و أما بالنسبة لإجمالي الوثائق التي تم إرجاعها إلى جهات خارجية لإنتقال الإختصاص لها فبلغ ( 18 صندوقا ورقيا ) ،كما تم العثور خلال عملية الفرز على وثائق ذات طابع شاهدي وتم تجميعها في ( صندوق ورقي ) .
