• تعريف إدارة المشاريع
يمكن تعريف إدارة المشاريع بأنها عملية تطبيق للمعرفة والمهارات والتقنيات والأدوات، من خلال إجراءات مهنية، و ذلك لبداية رحلة المشروع وتخطيطه وتنفيذه/إنشائه ومراقبته وضبط جودته و تقييمه وإنهاء رحلته .
ومن المهارات المطلوبة لمدير المشروع هي معرفة التقنيات الهامة لإدارة المشاريع، والإتصال ، والتنظيم، وإعداد الميزانيات، وحل المشاكل، والتفاوض والإقناع، والقيادة، وتحديد فرق العمل وهيكلها التنظيمي، بالإضافة لمعرفة أصحاب العلاقة بالمشروع، المباشرين منهم وغير المباشرين، مثل جهات الإعلام، والمؤسسات التعليمية والطبية، والسواح، والمواطنين ، والمستهلكين، والمهتمين بالبيئة، والجمعيات الإجتماعية والمهنية، ومعرفة جيدة بالجهة التي يمثلها مع فهم رؤيتها وسياستها وأهدافها وقيمها وخطتها الإستراتيجية و حوكمتها .
• بداية رحلة المشروع
في هذه المرحلة ، يتم الإبتداء فعليا بالمشروع، وذلك بتحديد أهدافه، ونطاق العمل، والموارد البشرية المطلوبة، والإجابة على الاسئلة الهامة مثل (من؟ ) (ولماذا؟) و(ماذا؟) و (أين؟) ، كي تكون أهداف المشروع محددة وواضحة، ويمكن قياسها وتحقيقها، ومرتبطة بعامل الوقت، ومتضمنة للمخرجات المتوقعة، ولبدائل التنفيذ وملخصا للميزانيات، والبديل الموصى بتنفيذه وطريقة التنفيذ .
ويمكن اعداد دراسة جدوى اقتصادية وفنية في هذه المرحلة لمعرفة تفاصيل متنوعة و إضافية عن البدائل الممكنة و تكلفة المشروع وفوائده و مخاطره والتوصل الى الحل المفضل واعتماده .
• مرحلة التخطيط/ التصميم
في هذه المرحلة ، يتم توثيق تكلفة المشروع وفوائده ، وتحديد أهدافه ونطاق العمل بشكل دقيق وواضح ، وتحديد خطط موارده البشرية والمالية ومعداته وموارده والجودة والمخاطر والإتصالات وأصحاب العلاقة، ووضع برنامج مفصل لتنفيذه بعد القيام بمراحل التصميم الابتدائي و النهائي و إعداد مستندات المناقصة، و توفير الاعتمادات المالية، و طرح المناقصة و تحليل العروض فنيا و ماليا ، ومن ثم ترسية المشروع و توقيع العقد وتوفير متطلباته وتحديد الموردين .
• مرحلة التنفيذ/الانشاء
وخلال مرحلة التنفيذ، التي تستند على مخططات ومواصفات عامة و خاصة وشروط تعاقدية وقوائم كميات ونطاق عمل ، مضمنة بمستندات العروض والعقود المعتمدة ، يتم الإنشاء الفعلي للمشروع وتحقيق أهدافه ومخرجاته تحت إدارة وإشراف مختصين لضبط الجودة ومتابعة التنفيذ حسب خطط التكلفة والوقت والهندسة القيمية والتغييرات والمخاطر والتوريدات والإعتماد وغيرها .
• نهاية رحلة المشروع
وفي نهاية رحلة المشروع يتم استلام الأعمال ، من أجل البدء بتشغيله، وذلك مع جميع مستندات كامل عناصره مثل إنهاء عقد المشروع و عقود الموردين وموارد المشروع وأصحاب العلاقة ، وتحديد الدروس التي يمكن الإستفادة منها في مشاريع مستقبلية، والإجابة على عدة أسئلة مثل هل تم تحقيق أهداف المشروع ، هل أنتهى بوقته حسب المدة المحددة وحسب المواصفات والميزانية ، هل حصل على رضى أصحاب العلاقة ، هل كان هناك اخفاقات معينة .
• أهمية القيادة في رحلة كل مشروع
وأود أن أنهي هذا المقال عن المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع بالمتطلبات الهامة للقيادة، مثل إظهار عنصر الحماسة، والدعم للعاملين بالمشروع، وتقدير الجهود الفردية المبذولة منهم، والإستماع إلى أفكارهم ومشاكلهم، وإصدار التوجيهات، وتطبيق ما يتم تعلمه والتدريب عليه، وتشجيع عمل الفريق مع الأخذ بعين الإعتبار مقترحاته المناسبة و المفيدة .
م. محمد بن عارف أبو زكي
خبير تصميم الطرق