بلدية مسقط تفعّل نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية

مسقط-
فعَّلت بلدية مسقط يوم أمس الأول (الأحد) نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، الذي تمَّ تأسيسه وفق مجموعة من المعايير والإجراءات والممارسات الموصى بها للعمليات المتعلقة بالوثائق الإلكترونية في المؤسسات الحكومية، والتي تؤدي إلى الإدارة السليمة للوثائق الإلكترونية من خلال جعلها في نظام واحد يتضمن حزمة متكاملة من المهمات ابتداءً من إنشاء مسودّات المراسلات وتصحيحها وتوقيعها إلكترونياً وتداولها بين وحدات بلدية مسقط أو إرسالها للجهات الموجَّه إليها الرسائل خارج بلدية مسقط وفق إعدادات مسبقة، بالإضافة إلى إدارة المهمات والمتابعات والتذكيرات والإعدادات الافتراضية وتتبُّع حركة الوثيقة وإجراءات تصحيح الأخطاء التي من الممكن أن يُنشئها المستخدمون في النظام من خلال طلبات بمسارات تقنية.

كما أن النظام يُتيح إضافة الوثائق الحيوية وآلية البحث السريع عنها فضلاً عن مجموعة من التصنيفات، منها: التصنيف الموضوعي للوثائق وفق نظام تصنيف الوثائق ومدد الاستبقاء والمصير النهائي، وتصنيف درجات السرية وضوابط الأمن والاطلاع ومستويات تصنيف الأولويات.
وفي إطار تيسير سير الإجراءات، فإن مخطط التداول العام للمراسلات الداخلية مبني على التبعية للهيكل التنظيمي لبلدية مسقط، الأمر الذي يعمل على سهولة اختيار الوحدات الموجَّه إليها المخاطبات وتحديد المسؤولين المخوّلين بالتوقيع حسب الوحدة، كما أن النظام مرتبط إلكترونياً بنظام الموارد البشرية لقراءة البيانات الصحيحة للموظفين.
تجدر الإشارة إلى أن البلدية قامت قبل تفعيل النظام بتنظيم عدد من حلقات العمل التي جرى خلالها تعريف المستخدمين بنظام تصنيف الوثائق ومدد الاستبقاء والمصير النهائي، وأسس وقواعد الحفظ وطرق حماية الوثائق وكيفية إدارتها، وطريقة التصرف بها والتي يتعيَّن اتّباعها ونشر رسائل تعريفية عن النظام والفوائد المرجوة منه، كما تم إصدار عدد من القرارات الإدارية التنظيمية والتعاميم الإرشادية حول كيفية التعامل مع المشروع، بالإضافة إلى شرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، تلا ذلك تدريب عملي لنظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية لفئات مختلفة من المستويات الوظيفية تمَّ إعداده وفق المهمات المختصة بكل مستوى وظيفي، وبلغ عدد الموظفين والمسؤولين المستهدفين لاستخدام النظام في المرحلة الأولى (707) مستخدمين.
وفي سبيل تسهيل توصيل المراسلات الموجهة إلى بلدية مسقط، وتعزيز نطاق التداول الإلكتروني للمراسلات فإن البلدية تتطلع إلى تعاون المؤسسات الحكومية والخاصة والأفراد الذين يرغبون في مخاطبة الجهات المختصة بالبلدية بإرسال المراسلات عبر البريد الإلكتروني الموحد للبلدية (mm@mm.gov.om)، كما يمكنكم كذلك إرسال عناوين البريد الإلكتروني الرسمية وبيانات التواصل الرسمية الأخرى إلى العنوان البريدي ذاته، أما بالنسبة للمؤسسات أو الأفراد الراغبين في تسليم المراسلات ورقياً، فيمكنكم تسليمها بمقار وحدات البلدية المعنِيَّة كل في نطاق اختصاصها كما جرت عليه العادة.