لتحقيق عدة أهداف.. مشروع جديد لإدارة وثائق 18 جهة حكومية إلكترونيا

مسقط - ش
وقعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية صباح اليوم بمقر الهيئة، عقد مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية "وصول"، مع شركة بهوان لتقنية المعلومات، تقوم بموجبه الشركة بتوريد وتطوير وتطبيق ودعم نظام إدارة المستندات والوثائق إلكترونياً لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ولعدد 17 جهة حكومية آخرى.
وقع العقد من جانب الهيئة سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، فيما وقعها من جانب الشركة أمل بنت سهيل بهوان، نائب رئيس مجموعة سهيل بهوان.
ويعد مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية "وصول" أحد أبرز المبادرات والمشاريع الوطنية التي تقودها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على مستوى السلطنة.
ويضم هذا المشروع في مرحلته الأولى عدد 18 جهة حكومية ستحصل على نظام متكامل لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية الخاصة بها.
ويأتي هذا المشروع كامتداد لجهود هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الرامية إلى تطوير قطاع الوثائق والمحفوظات في السلطنة وتحويله إلى قطاع عصري يرفد العمل الحكومي ويدعمه، من خلال توفير بيئة آمنة ومثالية لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.

وقال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، يشكل هذا المشروع مرحلة نوعية وانتقالية في قطاع الوثائق والمحفوظات من خلال تحويله الى قطاع عصري وحديث وفق افضل الممارسات العالمية المعمول بها في هذا المجال وبما يتوافق مع الإجراءات والتشريعات المعمول بها في السلطنة.
وأضاف سعادة الدكتور كون هذا المشروع هو مرحلة انتقالية لقطاع الوثائق والمحفوظات نحو الجانب الإلكتروني، فإن مخرجات المشروع لم تقتصر على النظام الإلكتروني حيث انبثقت عدة مبادرات من هذا المشروع ابرزها إيجاد السياسات وادلة الإجراءات التي تنظم إدارة الوثائق الإلكترونية وفق افضل الممارسات المعمول و وفق ما يخدم بيئة العمل الحكومي ويتوائم مع مختلف القوانين والتشريعات في السلطنة، بالإضافة إلى تدشين المركز الوطني للاختبار الذي يهدف الى فحص وإجازة الأنظمة الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية التي يتم تسويقها او تطويرها محلياً لضمان توافقها مع المعايير التي حددتها الهيئة في هذا الجانب.

بدوها قالت أمل بنت سهيل بهوان نائب رئيس مجموعة سهيل بهوان: يسر مجموعة سهيل بهوان القابضة أن تزف التهاني إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لتبنيها مبادرة مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.
وأضافت: المشروع في مرحلته الأولى يضم 18 جهة حكومية وهذا يمثل منصة إلكترونية لمزيد من الوحدات للانضمام إلى هذا المشروع للتواصل السلس بين الوحدات الحكومية.
وتابعت: المبادرة في الواقع تمثل تحدياً لشركة بهوان لتقنية المعلومات والتي تفخر أن تكون جزءاً من هذا المشروع الوطني المهم. موضحة أن "شركتنا اكتسبت خبرة من خلال التعامل مع العديد من المشاريع ذات الأهمية الوطنية تلتزم الشركة بتقديم الدعم الكامل لإنجاح هذا المشروع".
وذكرت أن شركة بهوان لتقنية المعلومات سوف تقوم بتنفيذ هذا المشروع بالشراكة مع شركة نيوجن وهي شركة عالمية رائدة في مجال توفير الحلول لنظام إدارة المستندات والوثائق إلكترونياً وتتمتع بسمعه حسنه في سلطنة عمان وعلى الصعيد العالمي لإنجازها العديد من المشاريع الناجحة في هذا المجال .

من جانبه قال هشام بن خالد الروشدي، رئيس قسم إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية بالهيئة، نحتفل اليوم بحدث مهم يشكل علامة فارقة جداً في مسيرة وجهود هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الرامية إلى تحديث وتطوير قطاع الوثائق والمحفوظات، وذلك بتوقيع اتفاقية وعقد مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية "وصول".
وأضاف الروشدي أن المشروع سيعمل على تمكين المؤسسات الحكومية المشمولة بهذا المشروع من إدارة وثائقها ومحتواها المعلوماتي بكفاءة عالية، كما أن الأهداف التي سيحققها هذا المشروع من مخرجاته المتنوعة عديدة وكثيرة إبرزها: إيجاد السياسات والقوانين التي تنظم قطاع الوثائق الإلكترونية وافضل الممارسات التي ينبغي على المؤسسات الحكومية اتباعها لضمان إدارة صحيحة وسليمة لهذه الوثائق والمعلومات وحمايتها من أي ضرر او مخاطر قد تؤثر عليها، كما سيعمل النظام الإلكتروني على خلق بيئة آمنة للوثائق والأصول المعلوماتية التي تملكها المؤسسة ويضمن وصول الأشخاص المخولين فقط اليها.
وعبر رئيس قسم إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية عن أمله عبر مخرجات هذا المشروع المختلفة إلى ترسيخ أفضل الممارسات العالمية في مجال إدارة الوثائق الإلكترونية لدى المؤسسات الحكومية وتعزيز الوعي والمهارات والمعارف لدى الموظفين بالمؤسسات الحكومية في هذا المجال، والذي سيخدم الرصيد الوثائقي للسلطنة ككل في نهاية المطاف.

سيحقق مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية "وصول" جملة من الأهداف قصيرة وطويلة الأمد بما يخدم المؤسسات الحكومية ويساعدها في إدارة وثائقها والمحتوى الذي تملكه وحمايته بأفضل طريقة ممكنه، من خلال الخصائص المتنوعة التي ستمكن المستخدمين في المؤسسة من التعامل مع الوثائق والمحتوى الإلكتروني بطريقة سلسة وبكفاءة عالية في حفظ الوثائق واسترجاعها والبحث عنها عند الضرورة.
ولعل أحد أبرز وأهم الخصائص المميزة لهذا النظام والتي ستساهم بشكل كبير في خفض التكاليف للمؤسسات الحكومية هي إمكانية تبادل المرسلات بين مختلف الوحدات الحكومية المشمولة بالمرحلة الأولى لهذا المشروع الكترونياً عبر النظام بشكل مباشر بدون الحاجة الى طباعة الرسالة وارسالها ورقياً مما يترتب عليه الكثير من التكاليف للورق والطابعات والاحبار والمراسلين.
وكما هو واضح وجلي فإن نسب المخاطر على المحتوى الالكتروني في تزايد، ولابد من وجود أنظمة تعمل على حماية هذا المحتوى الإلكتروني وتمنع وصول غير المصرح لهم اليه، ولهذا فإن احد اهم وابرز الأهداف التي سيحققها هذا المشروع عبر النظام الالكتروني الذي سيوفره تعزيز وخدمة الجانب الأمني وضمان ان الأشخاص المخولين فقط بالاطلاع على الوثيقة هم من سيصلون اليها وذلك عبر جملة من الخصائص والمواصفات المرتبطة بإدارة الوثائق والجوانب الأمنية بما يخلق إدارة شاملة وآمنة للمحتوى المعلوماتي الذي تملكه المؤسسة .
ولتحقيق أفضل النتائج فقد عملت الهيئة على ضمان تنفيذ هذا المشروع وفق افضل التوجهات والممارسات في تنفيذ المشاريع خصوصاً المشاريع الكبيرة مثل هذا المشروع، حيث عملت هيئة الوثائق المحفوظات الوطنية وبالتعاون والشراكة مع هيئة تنقية المعلومات على تنفيذ هذا المشروع بشكل سحابي عبر استضافته في السحابة الحكومية في هيئة تقنية المعلومات، وسيعزز هذا التوجه كفاءة إدارة النظام كما سيخفض التكاليف التشغيلية على المدى البعيد.