القوى العاملة تعتمد نظام بريد إلكتروني يسهّل خدماتها

مسقط-ش

تسعى وزارة القوى العاملة لتطوير خدماتها المقدمة لطالبي الخدمة ولموظفيها وذلك بهدف توفير الوقت والجهد وتقديم خدمات ذات جودة أفضل لذلك قامت الوزارة بتطوير نظام الوثاق واعتماد نظام إلكتروني يساعد على تقديم خدمة أفضل وتقليل الوقت والجهد لتنفيذ هذه الخدمات على الموظف وطالب الخدم.
وحول هذا النظام تقول مديرة دائرة الوثائق حياة بنت سليمان الحسنية: ساهم نظام البريد الإلكتروني في معالجة مجموعة من التحديات التي كانت تواجهه دائرة الوثائق، كما ساهم في توفير الوقت والجهد على موظفي الدائرة وطالبي الخدمة مما نقل خدمات الدائرة إلى الاهتمام بجودة الخدمات المقدمة أكثر، حيث تمت إضافة أيقونة تسجيل الوثائق بالبريد الإلكتروني إلى موقع الوزارة الإلكتروني عن طريق الضغط على روابط تهمك ثم تسجيل الوثائق بالبريد الإلكتروني وذلك لتمكين تقديم المستندات والوثائق إلكترونيا من قبل طالبي الخدمة.
وتشير حياة إلى أن دائرة الوثائق كانت تستقبل يوميا عددا كبيرا من المراجعين (الشركات – المعاهد – المواطنين- وغيرها) الذين يترددون من أجل تسجيل طلباتهم بدائرة الوثائق كونها الجهة المعنية بالتسجيل وتوزيع الوثائق المسجلة للتقسيمات بالوزارة، مما كان يتطلب من الدائرة التأكد من النواقص في الطلبات وانتظار استكمال الأوراق من قبل طالبي الخدمة ثم تصنيفها وتحويلها للقسم أو الدائرة المختصة ومتابعة الدائرة للرد أو التعليق على الوثائق حسب النظام المتبع في الوزارة. هذه الإجراءات كانت تتطلب وقتا ومتابعة للتأكد من سلامة الوثائق وصحة الجهة المحولة إليها والتأكد من رد هذه الجهة على طالب الخدمة.
الآن مع نظام البريد الإلكتروني أصبح بإمكان طالبي الخدمة إرسال وثائقهم عبر البريد الإلكتروني واستكمال النواقص مباشرة ثم تسجيل الطلبات إلكترونيا بدون الحاجة لتصوير المستندات أو نسخها وتحويلها للجهات المعنية للتعامل إلكترونيا معها. كما صار بالإمكان التعامل السريع مع البريد العاجل الذي يرسل من قبل الجهات الحكومية دون تأخير وإثبات استلام الوثيقة بالوقت والتاريخ.
وبات بالإمكان إعطاء طالب الخدمة رقم المعاملة إلكترونيا وهاتف الجهة المختصة للمتابعة المباشرة؛ مما ساهم في تقليل الاتصالات الهاتفية من قبل طالبي الخدمة لمتابعة سير عمل طلباتهم ووثائقهم.
وتضيف حياة أن النظام ساهم أيضا في تقليل عدد المراجعين للوزارة لتسليم وثائقهم كما ساهم في توفير استهلاك الأوراق والأحبار والملفات والحافظات، وقلت الحاجة لإتلاف الوثائق أو تخزينها مع وجود التخزين الإلكتروني لها. وبات بإمكان الجهات إرسال وثائقهم بأي وقت ومن أي مكان باستخدام أجهزتهم المحمولة أو في مكاتبهم دون الالتزام بوقت العمل الرسمي. وبإمكان طالبي الخدمة من لا يمتلك بريد إلكتروني التوجه إلى مكاتب سند لإرسال وثائقهم عبرها.
وتضيف حياة: لمسنا تقبلا من قبل موظفي الوزارة والجهات الحكومية التي تقدم طلباتها عبر الوثائق عن النظام حيث بلغ عدد مستخدمي النظام حتى سبتمبر 2018 (3641) مستخدماً، كما سارعت الجهات الحكومية بالتعاون وإرسال وثائقها إلكترونيا، ومن الجهات الأولى التي سارعت لاستخدام هذا النظام شرطة عمان السلطانية ووزارة الخارجية ووزارة التعليم العالي وهيئة تقنية المعلومات، كما تواصلت الجهات الأخرى بعد ذلك بإرسال وثائقها بعد أن تم التواصل مع المعنيين بدائرة الوثائق والرد على استفساراتهم وتم إقناعهم بأهمية الخدمة وعدم تأخر وصول وثائقهم للوزارة.
ولقد قامت الدائرة بتدريب الموظفين وطالبي الخدمة على استخدام النظام الإلكتروني للوثائق للتسهيل عليهم.