رقمنـة المعاملات التجاريـة

مسقط -
مع تطبيق قانون ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5 بالمئة في دول مجلس التعاون الخليجي، تواجه الشركات التحدي المتمثل في رقمنة وتأمين سجل معاملاتها التجارية. يفرض القانون الاتحادي على المنظمات الاحتفاظ بسجلاتها المحاسبية بصيغة ورقية أو إلكترونية لمدة لا تقل عن خمس سنوات بعد كل سنة مالية. قد تتضمن هذه السجلات فواتير المبيعات وسجلات الاستيراد والتصدير والدفاتر المحاسبية وفواتير الشراء. مما يعني أن الشركات تحتاج إلى أن تكون متوافقة مع ضريبة القيمة المضافة وأن تلتزم بالمتطلبات الأساسية للقانون لممارسة خدماتها التجارية بشكل قانوني. وبالإضافة إلى ذلك، فإن تخزين معلومات المعاملات بصيغة ورقية يتسبب في الكثير من الأعمال الإدارية وعدم الكفاءة والتكاليف الإضافية.

ولجعل الامتثال لضريبة القيمة المضافة واقعاً وليس صداعاً، يجب على الشركات الاستفادة من حلول تكنولوجيا المعلومات التي تخزن المعلومات الحساسة وتديرها. سيساعد إعداد الوثائق الرقمية المتعلقة بضريبة القيمة المضافة على أتمتة الإجراءات الداخلية، ويوفر أرشيف تخزين مناسبا يمكن الرجوع إليه في أي وقت، مع الالتزام بالمعايير الحكومية.

وفيما يلي خمس نصائح لتبسيط عملية الامتثال لضريبة القيمة المضافة:

1الرقمنة: إن إدارة وتدقيق الوثائق الرقمية أسهل بكثير من الوثائق الورقية. لذلك، فإن الخطوة الأولى هي تحويل مستندات النسخة المطبوعة إلى محتوى رقمي.

2تصنيف المحتوى بمساعدة الذكاء الاصطناعي، ويمكن لحلول التصنيف الآلي تحديد أنواع المستندات وتصنيفها من خلال مجموعة من التحليلات النصية والصور. يجعل التعلم الآلي من تعيين الملفات الرقمية أمراً سهلاً للغاية مع تقليل الوقت المستغرق لتصنيف المعاملات الورقية يدوياً.

3استخراج البيانات الرئيسية: إذ بمجرد جمع الوثائق وتصنيفها، يمكن استخراج بياناتها باستخدام ميزة التعرّف الضوئي على الأحرف، وهي تقنية متقدمة يمكنها مساعدتك في تحويل المستندات الممسوحة ضوئياً إلى تنسيق قابل للتحرير. يمكنك بعد ذلك تغذية المعلومات المستخرجة وجمعها في أجهزة معتمدة على الحل لتحديد الأنماط في المعاملات واتخاذ قرارات ذكية في المستقبل.

4التحقق من صحة المعاملات ويتضمن التحقق التلقائي التكامل مع مصادر البيانات الأخرى مثل قاعدة بيانات تم إنشاؤها بالفعل أو تطبيق الشركة. سيؤدي التحقق من صحة المعاملات يدوياً إلى نتائج ولكن يمكن أن يكون عملية تستغرق وقتاً طويلاً وسيكون عرضة للأخطاء البشرية. من ناحية أخرى، تعني أتمتة عملية التحقق من صحة المعاملات رقمياً أن أعمالك ستتمتع بنصوص أكثر دقة في وقت أقل.

5التسليم عبر الإنترنت إذ يمكنك تصدير البيانات والصور والمستندات وإتاحتها لمستودعات المحتوى وقواعد البيانات وأنظمة العمل الأخرى في مجموعة متنوعة من الأشكال.

بمجرد إعداد النظام والعمليات الخاصة بالمؤسسة، يمكن تغيير حجمها لتتناسب مع حجم العمل في المؤسسة.

وسيوفر النظام المخطط والمنفذ بشكل جيّد الوقت ويقلل التكاليف ويحسّن الإنتاجية رقمياً في إدارة المستندات. كما سيتيح للشركة أن تظل متوافقة مع ضريبة القيمة المضافة وتمكن من مشاركة المستندات المهمة عبر منصات الحكومة الإلكترونية عند الحاجة.